DocuWare y los beneficios de archivar los documentos con seguridad

DocuWare y los beneficios de archivar los documentos con seguridad
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DocuWare es una plataforma pensada para la gestión documental de las empresas que se encarga de almacenar de forma ordenada todos los documentos importantes. En este artículo hablamos sobre las principales ventajas que nos proporciona un archivado de documentos que cuente con la máxima seguridad y protección. Además, comentamos otros beneficios que tiene el uso de este software.
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Índice del artículo

Principales ventajas de contar con un archivado de documentos virtual y seguro

En líneas generales, podemos dividir estos beneficios en cuatro cuestiones fundamentales. De este modo, hablamos de un sistema que no utiliza papeles (que pueden extraviarse o confundirse), simplifica los procesos de forma considerable, garantiza el cumplimiento de las normas y se anticipa a los cambios.

Estos cuatro pilares son los que permiten validar el uso de DocuWare como un archivador de datos digital y seguro. No obstante, en las siguientes líneas vamos a desgranar más estas cuestiones y a detallar las ventajas que nos ofrece esta herramienta digital.

Formatos más flexibles

Algunos formatos como, por ejemplo, los derivados de Microsoft Office o Open Office permiten hacer cambios en los archivos, lo que no nos asegura su conservación. Por este motivo, el empleo de DocuWare es flexible y ayuda a intercambiar los formatos entre sí con el objetivo de buscar siempre la máxima seguridad.

Cifrado de seguridad

En cuanto a la seguridad de los archivos como tal, está totalmente garantizada y no permite la entrada de curiosos. Aunque estemos hablando en todo momento de un software que opera en la nube para guardar datos, siempre lo hace a través de HTTPS, que es el protocolo de transferencia segura de hipertexto. Es la opción más interesante, ya que envía todos los textos de forma cifrada.

Por otra parte, los documentos tienen el cifrado AES de encriptación avanzada, con lo que se garantiza todavía más su protección. No solo eso, sino que también hay un sistema para controlar el acceso a cada documento, de tal forma que se utilizan credenciales y contraseñas para que solo las personas que estén autorizadas pueden visualizar un determinado documento.

Las copias de seguridad más eficaces

Estas son otras de las cuestiones que más preocupan a las empresas. ¿Qué pasaría si se borra accidentalmente algún archivo o documento? ¿Y si hay un ataque? En DocuWare existe la copia de seguridad de la propia copia de seguridad, una protección de datos triple. Esto nos permite adelantarnos a posibles imprevistos, amenazas o averías que pudieran ocurrir en un determinado momento.

Mayor claridad de cara a las auditorías

Las auditorías de finanzas y gestión documental exigen tener los documentos con la máxima transparencia y trazabilidad. Como en este programa todos los que llegan se capturan y envían directamente a la carpeta correspondiente, se garantiza que todo esto tenga lugar. Así, es posible realizar de una forma muy efectiva, veraz y ágil cualquier tipo de auditoría o inspección.

Garantía de información completa y ordenada

DocuWare funciona con una indexación inteligente. Esto quiere decir que, según llega un documento al programa, lo lee, clasifica e identifica a quién se refiere. A continuación, envía dicho documento a la carpeta adecuada y así se asegura que la información de cada empleado o de cada contrato firmado con otras empresas está siempre completa y ordenada.

Cumplimiento de las normas

Esta es otra de las cuestiones que no hay que perder de vista. Es importante que cumplamos a rajatabla la legislación vigente en cuanto a la posesión de documentos y también controlar que se estén guardando y distribuyendo de acuerdo a la normativa. Para ello, en DocuWare trabajamos con HIPAA, Sarbanes-Oxley y, por supuesto, el Reglamento General de Protección de Datos.

¿Qué otras ventajas nos ofrece DocuWare para la gestión documental?

En los epígrafes anteriores hemos analizado las principales ventajas teniendo en cuenta la seguridad de los archivos. No obstante, hay otras cuestiones relacionadas directamente con estos (y con otros puntos de optimización en la empresa) a las que también queremos referirnos.

Es el caso de la integración con Microsoft Outlook y con otras aplicaciones (ERP o CRM) que permiten intercambiar archivos y enviarlos siguiendo siempre con la seguridad del software. Es un filtro más que se aplica cuando no se utiliza directamente esta herramienta y que nos permite el uso de otras aplicaciones con las máximas garantías.

Por otro lado, gracias al empleo de un completo índice, también contiene un sistema de búsqueda de archivos muy eficiente. Además de facilitar la tarea diaria de las empresas, resulta muy útil para conseguir más transparencia en las auditorías, algo que, sin lugar a dudas, agradecen los directivos y encargados.

Por último, agiliza enormemente el ordenado y la cumplimentación de todos los documentos. Este factor es muy beneficioso para el departamento de RR. HH. de las empresas, ya que ha de lidiar con una gran cantidad de archivos correspondientes a cada trabajador. Antiguamente, se hacía en papel y había que disponer de un gran número de archivadores.

Con la innovación digital, tenemos la posibilidad de agilizar estos procesos. Esto evitará que cometamos errores, nos ayudará a tomar las decisiones adecuadas y podremos controlar las finanzas en tiempo legal. En definitiva, liberaremos a nuestros empleados de tareas poco útiles.

El tiempo que antes se destinaba a colocar todos esos archivos en papel, ahora podrá emplearse en buscar mejores formas de hacer las cosas, nuevas vías de expansión para la empresa o, simplemente, para el teletrabajo, garantizando así la conciliación de la vida familiar y laboral.

En definitiva, DocuWare es un programa informático que garantiza el archivado de documentos con alta seguridad gracias a la creación de copias de seguridad. Además, impide que personas no autorizadas accedan a los documentos privados. Por eso, puede ser una herramienta muy valiosa para todo tipo de empresas y organizaciones.

Se trata de una de las mejores formas de invertir en innovación y en recambio digital. Las múltiples posibilidades de este software ayudarán a trabajadores y empresarios a agilizar las tareas y a optimizar el tiempo que se perdía en ordenar los documentos en papel.

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