Docuware, una mejor experiencia de ventas en tu empresa.

Docuware, una mejor experiencia de ventas en tu empresa.
docuware comercial - Docuware, una mejor experiencia de ventas en tu empresa.
Las ventas tradicionales han cambiado debido al surgimiento de las nuevas tecnologías. En la actualidad, los usuarios tienen acceso a una enorme cantidad de información sobre productos, análisis comparativo entre unas marcas y otras y opiniones de otros usuarios que ya han probado dichos productos.

De esta forma, cuando un cliente decide contactar con nuestro equipo de ventas es porque ya está a punto de tomar su decisión de compra. En este punto, el equipo debe moverse rápido para cerrar la venta, y para ello debe contar con acceso inmediato a toda la información requerida, ofreciendo una experiencia satisfactoria al cliente.
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Índice del artículo

Mejor experiencia del cliente con Docuware

En el proceso de toma de decisiones del cliente, la empresa que consigue la venta es la que cuenta con el equipo de ventas mejor preparado. Es decir, el equipo que sea capaz de aprovechar de mejor manera el conocimiento de sus clientes y que sea capaz de ofrecerles la experiencia más significativa de todas.

Por tanto, necesitamos contar con un software de gestión documental poderoso para la gestión documental y para automatizar el flujo de trabajo. Esta herramienta debe ofrecernos servicio en la nube, además en tiempo real, para permitir a cada miembro del equipo acceder a la información y compartirla con el cliente en cuestión de segundos.

Este sistema de trabajo ha convertido en obsoleto el uso de archivadores, las llamadas a equipos de otras áreas de la empresa para acceder la información y la necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a otros departamentos para obtener la información requerida.

Según la revista Forbes, existe un 88 % de miembros de los equipos de ventas que no pueden encontrar fácilmente la información solicitada por el cliente en un dispositivo móvil. Además, un 60 % de estos mismos equipos reportan que el ciclo de ventas se hace más largo porque no cuentan con las herramientas necesarias para responder de manera inmediata.

Un sistema de ventas adecuado a los tiempos modernos

Docuware es una herramienta que soluciona de forma integral la gestión documental, a la par que nos ayuda a automatizar los flujos de trabajo. Esto supone una gran ayuda para nuestro equipo de ventas, ya que le permite optimizar cada una de las etapas de la experiencia del cliente acortando el tiempo de respuesta.

Adiós al papel

Gracias a este sistema, los miembros de nuestros diferentes equipos pueden olvidarse del uso de impresiones, sistemas de almacenamiento de documentos o envío de correos postales. Todos estos procesos son anticuados, engorrosos y, sobre todo, lentos. La nueva era exige una mejor gestión documental basada en la digitalización de los documentos, por lo que debemos mantener esa dinámica a lo largo de todo el proceso de ventas.

Oportunidades capturadas gracias a formularios en línea

Podemos crear formularios web atractivos y de gran efectividad para recopilar información sobre las solicitudes de nuestros posibles clientes. Además, aprovechando la automatización del flujo de trabajo podemos enviar la información con inmediatez al equipo adecuado, y crear así una estrategia de ventas ganadora.

Apoyo para el uso equipos móviles

Con Docuware cada miembro del equipo de ventas puede acceder a la información que necesite desde su dispositivo móvil o cualquier otro equipo. Esto es una liberación para nuestro equipo, ya que toda la información se encuentra en la nube y es posible acceder a ella de forma fácil y rápida. Además, podemos dar soporte remoto a través de bases de datos que centralizan el almacenamiento de los documentos.

Protección para información confidencial

A través de Docuware podemos proteger los datos más delicados y sensibles de miradas curiosas. Esta protección se puede configurar a cada usuario o sistema y a cada documento que lo necesite.

Gestión de contratos optimizada

Docuware ofrece la solución para la digitalización de contratos, así como para gestionar y compartir dichos contratos. Utilizando los flujos de trabajo automatizados conseguiremos una estrecha colaboración entre los diferentes equipos, como ventas, contabilidad, jurídico y revisores ejecutivos, y controlar todo este trabajo con estrictas autorizaciones.

Material de apoyo referente al marketing

Cuando nuestros potenciales clientes solicitan al equipo de ventas información detallada de los productos, es importante brindar respuestas precisas e inmediatas. El acceso a la información del departamento de marketing es fundamental para este proceso, especialmente cuando es posible acceder directamente desde el punto de venta de forma remota.

Integración con el CRM de la empresa

Una enorme ventaja de Docuware es que se integra con aplicaciones de gestión de relaciones con clientes o CRM. No importa si usas Microsoft Dynamics, SAP o cualquier otra aplicación de gestión, porque Docuware garantiza la integridad de los datos en cualquiera de estos sistemas, a la vez que proporciona una visión completa del cliente.

Control absoluto sobre cada documento

Durante el proceso de ventas es muy común preguntarnos cuándo fue la última vez que se actualizó un documento, cuándo se guardó, quién accedió por última vez o si está siendo utilizado o modificado en ese mismo momento. El sistema de Docuware es capaz de hacer un seguimiento a cada instante del ciclo de vida de un documento a partir de su digitalización, lo cual es muy útil para facilitar una visión global de su recorrido.

Toda la información en la nube

Podemos acceder a Docuware in situ o de manera remota, almacenando todos los datos y documentos en la nube. De esta forma, nos beneficiamos de sistemas de seguridad de primera clase. Además, obtenemos escalabilidad y la disponibilidad de un modelo financiero que tiene sentido para nuestro modelo de negocio.

Casos de éxito docuware

CADÍ Societat Cooperativa Catalana

«Gracias a esta moderna gestión de los documentos, solo gestionamos un archivo. Ese archivo contiene una única versión de cada uno de los documentos. Ya no tenemos que buscarlos, sino que accedemos a ellos en cuestión de segundos. Con este sistema ahorramos en recursos que utilizamos para mejorar la experiencia del cliente».

Grupo opta data

«Hemos integrado el sistema con nuestra contabilidad financiera. Así, hemos conseguido agilizar el proceso de facturas entrantes. Además, hemos identificado varios campos de aplicación en los cuales el sistema de Docuware nos puede brindar beneficios parecidos».

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