Docuware ofrece una mayor velocidad en finanzas

Docuware ofrece una mayor velocidad en finanzas
docuware finanzas contabilidad - Docuware ofrece una mayor velocidad en finanzas

Desde DocuWare ofrecemos soluciones de gestión documental para las empresas, además de otras posibilidades para mejorar las fianzas. Creemos en la optimización como punto de partida para la mejora empresarial y en eso nos centramos con nuestros clientes, ofreciéndoles soluciones específicas y personalizadas. 

Share on facebook
Share on google
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on pinterest
Share on email
Índice del artículo

Claves para la gestión documental y la rentabilidad

El control de las finanzas en una empresa es totalmente necesario para saber cómo están yendo los trabajos y si hay o no rentabilidad. Además, en un mundo actual como el que vivimos también se requiere inmediatez, de forma que las personas encargadas puedan tomar decisiones rápidas y contundentes en el momento adecuado. Por tanto, las soluciones financieras en papel, con calculadora en mano, que se hacían hace algunos años ya no tienen ningún sentido. Además, esto puede traer errores en los cálculos, algo que retrasaría o pondría en cuestión las opiniones.

Es por ello por lo que confiamos absolutamente en otro tipo de soluciones, como es el caso de la automatización a través de DocuWare, que acaba con todas esas trabas y retrasos de los procedimientos en papel y bolígrafo. Ahora, las empresas pueden disponer de todos estos documentos de forma sencilla a través del software y manejar fácilmente sus fianzas. Conocer toda la información de forma rápida y veraz desde el principio ayuda tanto a la hora de pagar como a la hora de cobrar, lográndose una mayor velocidad en la gestión de las finanzas tal y como se explica más adelante. 

DocuWare es una de las soluciones para lograr mayor velocidad en finanzas

La gestión de las finanzas es totalmente necesaria por varias razones. Por ejemplo, para el funcionamiento de la empresa en general, como también para las auditorías en temas de finanzas que puedan surgir. 

Por otra parte, en lo que respecta a la hora de pagar y/o cobrar, hay que conocer cómo el uso de DocuWare puede mejorar enormemente la velocidad de estos procesos. 

A la hora de pagar

Imaginemos que llegan a la empresa facturas en diferentes formatos: electrónico y papel. El propio software es capaz de escanear la factura en papel y también de analizar la que está en formato electrónico. Esto hará que se establezca una unión entre la factura asociada a cada pedido y así se puedan rastrear fácilmente todos estos procesos de pago con mayor agilidad. Ya no será necesario acumular montañas de papeles o una bandeja de correo electrónico en la que es posible perderse. La automatización de este proceso agiliza enormemente los trámites y reduce problemas de pérdidas de facturas o del resguardo del pedido. 

El tiempo que antes se empleaba en llevar a cabo estas tareas automáticas (y también en enmendar errores normales) ahora se utilizará en tareas de mayor valor, que realmente podrán aportar un cambio positivo a la empresa.

Por otra parte, además de este indexado inteligente de facturas y pedidos, hay otras tareas que se agilizan. Es el caso del seguimiento, pues será posible trabajar con las fechas de vencimiento y poder ver qué procesos están completados y cuáles no, además de recuperar algunas facturas o pedidos que han sido rechazados para ponerlos nuevamente en el flujo de trabajo. 

A la hora de cobrar

Si ahora tenemos en cuenta el proceso contrario, en el que es la empresa la que tiene que cobrar por un servicio, el sistema también puede servir de ayuda. Nuevamente se realiza un proceso de indexar pedidos de servicios o productos, con las facturas correspondientes que hay que solicitar al cliente.

Por otro lado, también será interesante esto para el seguimiento. Imaginemos el caso de un cliente que tiene dudas sobre un determinado pedido. Automáticamente, se tiene acceso a toda la documentación relacionada con ese pedido y también mejoraría enormemente la atención al cliente, tanto en rapidez como en calidad de la respuesta, al tener archivados perfectamente todos los archivos en relación con su pregunta. Relacionado con esto mismo está el hecho de que un cliente nos solicite una copia de algún documento, tarea que se realizaría de forma inmediata.

Teniendo en cuenta estos dos hechos, tanto de cobro como de pago, la empresa funcionará ágilmente, sin tener deudas pendientes y sabiendo perfectamente cuáles son los cobros que tiene que percibir. Este sistema es, por tanto, beneficioso tanto para clientes como para propietarios, pues se nota una mejora notable en la gestión. 

Las auditorías financieras resultan más ágiles

Como toda la información está recopilada y ordenada perfectamente, las auditorías para comprobar el estado de las empresas son más rápidas y efectivas. La verificación de los resultados y la transparencia de las empresas mejora considerablemente. La aplicación permite crear carpetas digitales con los documentos para que sea más sencillo acceder a la información.

Por otro lado, también es importante que tengamos en cuenta que se puede incorporar la información antigua también a este sistema. Al igual que permite la incorporación de documentos en papel, se pueden incluir paulatinamente el resto de facturas y recibos que tuviera la empresa antes de la implantación de DocuWare. Especialmente en el caso de las auditorías, esto es muy importante para acabar con el lastre de la documentación en papel.

Por último, y en lo referente a todas las finanzas, hay que destacar que DocuWare se puede integrar con su ERP, algo que resulta muy útil por compatibilizar diferentes aplicaciones financieras. Es el caso de SAP, Navision, Quickbooks, Sage o DATEV.

En cuanto a la normativa, es importante conocer en todo momento cómo han de gestionarse estos documentos digitales y qué pautas deben seguirse para guardarlos. Para ello hay que consultar la normativa al detalle, con el objetivo de que todos los procesos sean legales y así la auditoría pueda resultar conforme en la primera visita a la empresa.  

En definitiva, en DocuWare trabajamos con las empresas para conseguir que la gestión de las mismas mejore considerablemente. Las soluciones financieras y la importancia de la agilización de los procesos son especialmente importantes, tanto para empleados como para empleadores. Es por ello por lo que nuestra gestión documental optimizada busca encontrar una mayor velocidad, tanto a la hora de pagar como a la de cobrar. 

Share on facebook
Share on google
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on pinterest
Share on email

TRANSFORMACIÓN DIGITAL

¿List@ para evolucionar tu negocio?

Ponte un paso por delante de tus competidores entrando de pleno en la Transformación Digital, obteniendo beneficios inmediatos de tiempo y dinero gracias a la optimización de tus procesos de trabajo tradicionales.

gestion documental - Docuware ofrece una mayor velocidad en finanzas