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Docuware y la automatización de procesos

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Transformación digital como base para la automatización de procesos y mejorar el rendimiento de las empresas. Te contamos las claves. Infórmate de todo

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Índice del artículo

Transformación digital: la automatización de procesos para mejorar

Teniendo en cuenta que estamos sumidos en plena transformación digital, es importante utilizarla para favorecer los procedimientos que se pueden llevar a cabo dentro de una empresa y mejorarlos todo lo posible. En este sentido, uno de los mayores beneficios que nos puede proporcionar todo esto es automatizar procesos, puesto que con ello, se mejora el rendimiento y la productividad en todas las entidades.

Procesos automatizados vs procesos manuales

Antes de ponernos a hablar de todos los beneficios que nos aportan los procesos automatizados, es importante comentar los contras que traen las tareas manuales. Si bien es cierto que, desde siempre, se han realizado los trabajos de forma manual, con la llegada de las nuevas tecnologías a las empresas la automatización le ha tomado ventaja.

No hay que olvidar que en muchas organizaciones, las tareas son repetitivas y rutinarias y se sigue utilizando el proceso manual, tales como las revisiones o las capturas, entre otras. Hay que decir que estas tareas manuales ralentizan bastante el trabajo de los equipos, puesto que se trata de tareas mucho más tediosas lo que se traduce también en trabajar muchas más horas de las debidas, con el correspondiente cansancio.

El resultado es el atasco de muchos procesos, que generan múltiples errores y, por supuesto, más de un dolor de cabeza.

¿Por qué elegir la automatización de los procesos?

Es muy fácil responder a esta pregunta, y es que cuando los trabajadores no tienen que realizar tareas manuales tienen la posibilidad de centrarse en funciones mucho más innovadoras que mejoren el rendimiento de la entidad.

En este sentido, para alcanzar la plena transformación digital de las empresas es fundamental automatizar los diferentes procesos que son necesarios para el correcto desarrollo de la entidad.

Beneficios

Lo primero que hay que tener en cuenta es que se le da un mayor impulso al rendimiento, incrementando la capacidad de reacción y de trabajo, así como añadir otras nuevas para la gestión de los documentos, siempre en base al uso de los recursos más modernos.

También es importante destacar la eliminación de riesgos, puesto que se pueden implementar reglas y estándares mejorados, que garantizan un mayor control de la información. Esto ayuda además a dar una respuesta mucho más rápida, eficaz y concisa.

Y por supuesto, no hay que olvidar hablar de otros beneficios generales como el realizar trabajos mucho más innovadores que favorecen a la mejora de ingresos y al crecimiento de la propia entidad.

¿Cuáles son los procesos automatizados más comunes?

Dentro de todos los procesos que se pueden llevar a cabo dentro de una entidad, algunos de los más habituales que pueden automatizarse y que son muy productivos en este sentido, son los siguientes.

Facturas

Automatizar los procesos de aprobación de facturas son muy favorecedores para los trabajadores y las entidades, puesto que se tarda menos que a través de un procedimiento manual.

Empleados

Hablamos aquí de la integración de los empleados, principalmente para aquellos trabajadores que comienzan en un nuevo puesto. Algunas de las actividades que son beneficiosas dentro de la automatización de procesos en esta situación son las notificaciones inmediatas del correo electrónico o el envío de formularios u otros documentos.

Registros

Se trata de la retención de registros, lo que significa que podemos aplicar de manera automática las políticas de retención de cualquier documento que maneje la entidad en relación a los metadatos.

¿Cuál es la mejor solución para la automatización?

Para automatizar los procesos cómodamente, una de las mejores soluciones es docuware, una plataforma que ofrece servicios de contenido para gestionar los documentos de una entidad y automatizar los flujos de trabajo. El objetivo es mejorar el rendimiento de las empresas y ayudar a su crecimiento.

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