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DocuWare y la digitalización de documentos

docuware digitalización documentos

Una de las claves para una óptima transformación digital de nuestro negocio pasa por la digitalización de documentos.

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Índice del artículo

Cómo sacarle partido a la digitalización documental con Docuware

Aún existen muchas empresas que se muestran reacias a «modernizar» sus procesos y no están del todo convencidas de que una actualización tecnológica pueda impactar positivamente en sus ciclos productivos. Sin embargo, tras confiar en un buen software de gestión documental y digitalizar su sistema de archivos, la mayoría no entienden porqué no lo habían hecho antes.

Cómo «digitalizarse» con garantías

Para escanear/clasificar la documentación digital y automatizar los flujos de trabajo es necesario un aplicativo como DocuWare, con el cual es posible llevar a cabo esas y otras muchas tareas, de forma sencilla en empresas de cualquier tamaño y sector.

A continuación, hablaremos de algunas de sus múltiples ventajas:

Digitalización de documentos

Tal como se detalla en el ebook gratuito Eliminación de procesos en papel en 90 días, eliminar el papel de nuestra oficina acelera nuestra operativa interna y favorece nuestra capacidad de respuesta con proveedores y clientes, entre otras cosas:

  • Reducir costes: El dinero invertido en papel suele ser significativo en oficinas con una alta carga administrativa. A esto se añaden los gastos en recambios de tóner, actualizaciones de impresoras, envíos postales, etc.
  • Mayor seguridad: El uso de contraseñas permite que a ciertos documentos solo puedan acceder las personas autorizadas.
  • Operaciones más fluidas: Se elimina el engorroso archivado y la recuperación de papel.

Automatización de procesos

Automatizar la introducción, envío y archivado de datos puede ayudarnos a, por ejemplo, registrar facturas más rápidamente o añadir nuevos empleados a la BBDD de Recursos Humanos a través de plantillas:

  • Mejorar el rendimiento: Los empleados no tendrán que realizar tareas repetitivas y manuales, y así podrán centrarse en otras que aporten valor y multipliquen los beneficios de la empresa.
  • Evitar errores: Los errores humanos son una de las causas más frecuentes de la lentitud en los procesos, algo que se evita con la automatización de éstos.
  • Mejorar la seguridad: El monitoraje controlado hace que se genere automáticamente una notificación ante cualquier alteración en la seguridad de información sensible.

Cumplimiento normativo

Existen numerosas normas y estándares relacionados con la protección de datos, como las normas HIPAA, Sarbanes-Oxley o GDPR, entre otras. Para algunas compañías, como las relacionadas con la Sanidad o las Fuerzas del orden, el cumplimiento de dichas normativas es de vital importancia:

  • Alta protección: Se impide que los datos y documentos puedan ser inoportunamente manipulados, eliminados o dañados.
  • Acceso garantizado: La información estará disponible para los usuarios autorizados en el momento que la necesiten.
  • Mayor confianza de los clientes: Al garantizar la total privacidad de sus datos.

Cambiar a la nube

La «nube», explicado rápida y llanamente, está formada por miles de servidores remotos de todo el mundo interconectados entre sí para responder como un único sistema a ojos del usuario. Así, podemos almacenar y administrar toda clase de archivos y también ejecutar aplicaciones sin tener que instalarlas en nuestro propio ordenador, ya que podemos acceder a la nube desde cualquier dispositivo simplemente conectándonos a Internet. Entre sus muchas virtudes destacan, por ejemplo:

  • Flexibilidad: La mayoría de veces, las instalaciones y actualizaciones de aplicaciones suceden sin que tengamos que dejar de trabajar y sin apenas darnos cuenta, lo cual nos ahorra una valiosa cantidad de tiempo.
  • Sin curva de aprendizaje: Al tratarse de los mismos sistemas a los que estamos acostumbrados (tan solo cambia la ubicación, por así decirlo), no es necesario adaptarse a nuevas funcionalidades o a complejas instrucciones de uso.
  • Mayor seguridad: La posibilidad de alojar nuestra información en data centers de última generación nos permite aprovechar toda la potencia de los protocolos de seguridad más recientes.

Personal móvil

Al instalar la aplicación móvil de DocuWare, l@s emplead@s pueden trabajar desde sus propios dispositivos desde cualquier lugar y en cualquier momento, adquiriendo mayor autonomía y mejor conciliación a nivel personal. Al final, todo ello repercute en una mayor productividad y mejor calidad.

Es el momento de aprovechar el presente para mejorar el futuro de nuestra empresa mediante herramientas como DocuWare. Clica aquí para saber más.

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