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Docuware y la digitalización de documentos

docuware digitalización documentos

Uno de los puntos clave de la transformación digital pasa por la digitalización de documentos, la automatización del trabajo, la normativa electrónica, la nube y el personal móvil.

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Índice del artículo

Cómo implementar y utilizar la digitalización documental con docuware

La transformación digital de las empresas es ya un hecho. Muchas han implementado las nuevas tecnologías por necesidad, pero aquí demostramos que la digitalización ofrece además muchas ventajas.

Cómo conseguir la transformación digital

Para gestionar la documentación digital y automatizar los flujos de trabajo es necesario un software. Con DocuWare es posible llevar a cabo estas tareas de forma sencilla en empresas de cualquier tamaño y sector.

A continuación, hablaremos de las fases que hay que seguir para transformar digitalmente una empresa y qué se puede conseguir en cada una de ellas.

1. Digitalización de documentos

Consiste en digitalizar los procesos en papel, algo que se puede aprender fácilmente con el ebook gratuito de DocuWare Eliminación de procesos en papel en 90 días.

Las ventajas de eliminar el papel en la empresa

– Reducir costes, El dinero invertido en papel suele ser alto. A esto se añaden los gastos en recambios de tóner, actualizaciones de impresoras, envíos postales, etc.

– Mayor seguridad. El uso de contraseñas permite que a ciertos documentos solo puedan acceder las personas autorizadas.

– Operaciones más fluidas. Se elimina el engorroso y lento archivado y recuperación de papel.

2. Automatización de procesos

Gracias a los servicios de la nube, es posible automatizar la introducción, envío y archivado de datos; como por ejemplo, aprobar facturas, integrar nuevos empleados o retener registros.

Ventajas de automatizar los procesos

– Mejorar el rendimiento. Los empleados no tendrán que realizar tareas repetitivas y manuales, y así podrán centrarse en otras que permitan la innovación y multipliquen los beneficios de la empresa.

– Evitar errores. A veces los errores humanos atascan los procesos, algo que se evita con la automatización digital.

– Mejorar la seguridad. El control automático de la información crítica hace que se genere automáticamente una notificación ante problemas de seguridad.

3. Cumplimiento normativo

Existen normas y estándares relacionados con la protección de datos y la transparencia, como las normas HIPAA, Sarbanes-Oxley y GDPR, entre otras. Para algunas empresas, como las relacionadas con la Sanidad y las fuerzas del orden, el cumplimiento de las normativas es especialmente importante.

Ventajas de implementar el cumplimiento normativo en la transformación digital

– Se impide que los datos y documentos puedan ser inoportunamente manipulados, eliminados o dañados.

– Aumenta la productividad: La información estará disponible para los usuarios autorizados en el momento que la necesiten.

– Mayor confianza de los clientes, gracias a la protección de sus datos y privacidad.

4. Cambiar a la nube

La nube es una red de servidores remotos de todo el mundo, conectados para funcionar como un único sistema. En la nube se pueden almacenar y administrar toda clase de datos y archivos, y también ejecutar aplicaciones sin tener que instalarlas en los ordenadores de la empresa. Se puede acceder a la nube desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Ventajas de utilizar la nube

Las ventajas son incontables, y por eso la nube ya forma parte del futuro de todas las empresas. Algunas son:

– Flexibilidad. Se pueden cambiar las aplicaciones, los flujos del trabajo y los datos que se utilizan con inmediatez, sin tener que cambiar todos los sistemas informáticos ni perder tiempo en complicados cambios.

– Simplicidad. Se reducen los problemas de redundancia y de adaptar los sistemas.

– Experiencia más interactiva para los usuarios.

5. Incorporar al personal móvil

Permite a los empleados trabajar desde sus propios dispositivos en cualquier lugar y en cualquier momento.

Ventajas del modelo de trabajo móvil

– Los empleados adquieren autonomía y pueden trabajar con flexibilidad, lo que aumenta la productividad.

– Es posible efectuar traslados y viajes, sin que ello sea un obstáculo para trabajar.

Es el momento de aprovechar el presente para mejorar el futuro de nuestra empresa mediante la transformación digital.

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