Docuware en gestión documental moderna para RRHH

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docuware recursos humanos - Docuware en gestión documental moderna para RRHH


Los responsables del departamento de Recursos humanos tienen una importante labor en todas las empresas, pues tienen que encargarse de los documentos que afectan a todos los trabajadores y de estos mismos. Por ello, es frecuente que tengan que trabajar con una gran cantidad de documentos (en formato en papel o en formato digital) y eso hace que sea necesario encontrar mejores formas de gestionarlo. Para ello, proponemos el uso de DocuWare como programa de gestión documental.

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Índice del artículo

Una productividad mejorada para el departamento de RR.HH

Los profesionales encargados de este departamento, tienen que lidiar con muchas tareas cada día. Escoger a los mejores candidatos para un puesto de trabajo es una de estas, pero también tienen que encargarse de gestionar las vacaciones, los días libres y permisos, las evaluaciones de rendimiento, los beneficios fiscales… Se trata de una serie de cuestiones de gran importancia y que requieren la gestión documental de infinidad de papeles. Por tanto, es imprescindible que mantengamos un orden preciso y exhaustivo en las empresas

La gestión de estos documentos, sumado a posibles pérdidas o errores, había llevado hasta hace unos años gran parte de la jornada laboral a estos profesionales. No obstante, desde hace ya un tiempo, tenemos la suerte de contar con programas como DocuWare que facilitan la tarea de este sector. 

Por tanto, el programa permite gestionar los registros de empleados y todo tipo de archivos sobre estos de una forma ordenada y organizada en diferentes carpetas. Así, los encargados de gestionar estos documentos pueden automatizar todo y minimizar el tiempo perdido en ordenar papeles. No solo eso, sino que el software de gestión documental también permite incorporar documentos antiguos, de modo que todo queda albergado en el mismo lugar y además con una copia de seguridad que evita problemas de pérdida de los mismos. 

¿Cómo se puede conseguir el mejor talento paras empresas gracias a DocuWare?

Otra de las cuestiones en las que este programa informático resulta de gran utilidad es precisamente en las contrataciones del personal. Encontrar el mejor talento para las empresas es una de las claves del éxito, pero requiere de esfuerzos colectivos.

Por ejemplo, imaginemos el caso de que se quiera contratar a un nuevo profesional para el sector de la investigación médica. El personal de recursos humanos será el que seleccione los perfiles de acuerdo con las directrices de los responsables de investigación. Gracias a la acción de este programa DocuWare todos podrán estar conectados entre sí y tener acceso a la información de los candidatos para seleccionar al mejor en función de diferentes parámetros. 

Incorporación de candidatos más sencilla

Precismente relacionado con el caso anterior está el de la rapidez a la hora de incorporar candidatos. Si bien antes hablábamos de cómo seleccionar el mejor talento, también es importante que el proceso de selección sea rápido y muestre eficiencia de cara a los trabajadores. Por eso, DocuWare automatiza los procedimientos de incorporación de candidatos. Seguidamente, se describe brevemente cómo es posible que este proceso se realice de modo automático. 

Por un lado, favorece la recopilación de los datos del nuevo empleado y además envía notificaciones a las personas encargadas de llevar a cabo la contratación y al propio empleado, para la firma y validación de los contratos. Por ejemplo, se envía de forma automática todos los formularios que es necesario que el candidato rellene y también se crea un flujo de trabajo para obtener las firmas para todos los responsables del proceso. Esto es posible ya que el propio programa envía a cada persona todos los documentos que tiene que completar y validar para una mayor rapidez.

En resumidas cuentas, los trámites administrativos son necesarios, pero suelen ocupar un tiempo muy valioso que los responsables de recursos humanos pueden emplear en otras cuestiones de más valor que requieren sus conocimientos. Por eso, liberarlos de los procedimientos repetitivos que no aportan nada, será un descargo de trabajo que se notará pronto en los beneficios de la propia empresa. 

Mejora de la gestión documental para Recursos humanos

¿Cómo se consigue mejorar esta gestión de los documentos? Por un lado, hay que atender a las normas de seguridad que tiene el programa informático. En este caso, cumple con toda la normativa de seguridad y además realiza copias que evitan la pérdida de los mismos. No obstante, es importante que las empresas revisen periódicamente las leyes para que sus documentos (a pesar de estar seguros) sean legales.

Por otro lado, está la cuestión relacionada con la optimización. Para ello, se crea un archivo único que corresponde a cada empleado y en el que se incluyen todos los datos y documentos del mismo. A esta información se accede con una contraseña y unas credenciales de las que solo disponen las personas autorizadas. La seguridad de los documentos está garantizada ante robos o pérdidas, gracias a las posibilidades que tiene DocuWare

Por último, también hay que comentar cómo se gestionan los documentos más frecuentes, como son las nóminas o las solicitudes de vacaciones y/o permisos. En este sentido, se crean flujos de envío para cada trabajador y así no hay que realizar los procesos uno a uno, mejorando nuevamente los tiempos y la eficacia. No solo eso, sino que también tenemos que tener en cuenta la importancia de minimizar errores. Al realizar un proceso automatizado, no hay problemas a la hora de contabilizar permisos o a la hora de enviar informacion confidencial de forma errónea (como sucedería en el caso de las nóminas). 

En definitiva, DocuWare es una alternativa interesante para apoyar la labor del departamento de RR.HH. Con la ayuda de este software, se puede disminuir el trabajo automático y de escaso valor, apostando porque los profesionales del departamento de recursos humanos lo inviertan en tareas que sean más beneficios tanto para ellos como para la empresa. Además de favorecer una gestión eficiente, se disminuye el impacto medioambiental que tiene el empleo de papel y el uso de otros fungibles como es el caso de bolígrafos, apostando por la innovación tecnológica y la adaptación al mundo digital. 

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