DocuWare y RRHH: una excelente combinación

docuware recursos humanos - Docuware en gestión documental moderna para RRHH

L@s responsables del departamento de Recursos Humanos tienen un rol esencial en todas las empresas, ya que tienen que encargarse de todo aquello que afecte a los miembros de la plantilla: contratos, tramitación de altas/bajas, planes de formación, procesos de selección, etc. Para ello, deben trabajar con una gran cantidad de documentos (en papel y en formato digital) y eso hace que sea necesario encontrar mejores formas de gestionarlos. Así pues, el uso de DocuWare como sistema de gestión documental puede resultarles de gran ayuda.

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Índice del artículo

Una productividad mejorada para el departamento de RRHH

L@s profesionales al cargo de este departamento tienen que lidiar con muchas tareas cada día: escoger a los mejores candidatos para una oferta de trabajo, gestionar las vacaciones, días libres y permisos del personal, analizar evaluaciones de rendimiento o estudiar los beneficios fiscales derivados de contrataciones específicas, entre otras. Multitud de cuestiones de gran importancia que requieren un tráfico constante de documentos, y que hace imprescindible tener un control preciso y exhaustivo sobre los mismos. 

Aún así es habitual encontrar hojas extraviadas, expedientes mezclados, fotocopias borrosas… errores previsibles en una gestión física de archivos, y que la mayoría de profesionales ha llegado a aceptar como parte intrínseca e incuestionable de su desempeño diario. Por suerte, hace tiempo que soluciones como DocuWare ayudan a facilitarles el trabajo 🙂

La aplicación permite, por ejemplo, tratar toda la información relativa a l@s emplead@s según múltiples clasificaciones y organizada en diferentes carpetas. Al automatizar dicho proceso, las personas encargadas de gestionar toda esa documentación pueden disponer del tiempo antes dedicado a ordenar papeles. No solo eso, sino que el software de gestión documental también permite incorporar documentos antiguos, de manera que todo queda albergado en el mismo lugar y con una copia de seguridad que evita problemas de pérdida de datos. 

¿Cómo nos ayuda DocuWare a atraer el mejor talento?

Otra de las cuestiones en las que DocuWare resulta de gran utilidad es precisamente en las contrataciones de personal. Encontrar el mejor talento siempre es un factor clave para el éxito de las empresas, pero a menudo requiere de esfuerzos colectivos.

Por ejemplo, imaginemos que se requiere contratar a un@ profesional para un nuevo centro de coste. El personal de RRHH será el que seleccione los perfiles de acuerdo a las directrices de los responsables del despliegue de dicha sección. Gracias a la capacidad de DocuWare, todos podrán estar conectados entre sí y tener acceso inmediato a cualquier actualización en los requisitos del proceso de selección de los candidatos, haciendo la colaboración interna más clara y fluida.

Incorporación de candidatos más sencilla

Siguiendo con el ejemplo anterior, también será necesaria cierta rapidez a la hora de incorporar candidatos. Si bien antes hablábamos de cómo seleccionar el mejor talento, no menos importante es que el proceso sea rápido y eficiente, por el interés de la compañía. Ahí es donde la potencia de automatización de DocuWare entra en juego. 

Por un lado, favorece la recopilación de los datos del aspirante al vincular entre sí todos los documentos relativos a su expediente. Además, envía notificaciones a las personas encargadas de llevar a cabo la contratación y al propio interesado, para la firma y validación de los contratos. Por ejemplo, se mandan de forma automática todos los formularios que es necesario que el candidato rellene y también se crea un flujo de trabajo para obtener las firmas para todos los responsables del proceso.

En conclusión, los trámites administrativos son necesarios, pero suelen ocupar un tiempo muy valioso que los responsables de Recursos Humanos deberían poder emplear en otras cuestiones de más valor que requieran sus conocimientos. Por eso, liberarlos de esos procedimientos repetitivos será una descarga de trabajo que repercutirá de forma inmediata en los beneficios de la empresa. 

Mejora de la gestión documental para Recursos Humanos

¿Cómo se consigue optimizar el tratamiento de los documentos con DocuWare?

Adicionalmente a lo visto hasta ahora, la solución incorpora avanzadas funcionalidades que cumplen con toda la normativa de seguridad, así como un programador de copias de seguridad para realizar backups regulares de nuestros datos.

Por ejemplo, tras crear un archivo único que corresponde a cada emplead@ en el que se incluyen todos sus datos y documentos, se genera una contraseña y unas credenciales de uso exclusivo por las personas autorizadas. La seguridad de esos documentos estará ahora garantizada ante robos o pérdidas, gracias a la protección cifrada que ofrece DocuWare

Para los documentos más frecuentes, como nóminas o solicitudes de vacaciones y/o permisos, se pueden crear flujos de envío para cada trabajador y así no hay que repetir el proceso una y otra vez, mejorando así los tiempos y la eficacia; y no solo eso. Al automatizar ésta y otras tareas, minimizamos drásticamente los errores. En el caso de las nóminas, por ejemplo, nos aseguramos de que lleguen a la persona adecuada ya que contienen información confidencial.

DocuWare es, por tanto, una alternativa interesante para apoyar la labor del departamento de RRHH. Con la ayuda de este software se pueden automatizar los procedimientos repetitivos y que no requieren la aportación de valor, y aprovechar el talento humano en tareas que sean más beneficiosas para el propio personal y para la empresa. Además de instaurar una política de «gestión eficiente», se disminuye el impacto medioambiental que tiene el uso de papel y otros fungibles como tóneres u otro material de oficina, apostando por la innovación tecnológica y la adaptación al mundo digital. 

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