RENTING DE IMPRESORAS RICOH

El proceso de renting de impresoras suele seguir los siguientes pasos:

1. Evaluación del modo de trabajo: El proveedor de servicios evalúa los requerimientos del cliente, tales como el volumen de impresión mensual, el tamaño y la calidad de los acabados y otras características específicas para realizar los trabajos. Con toda esa información, se recomienda al cliente el tipo de impresora adecuada.

2. Elección del equipo: El cliente elige el equipo de impresión que mejor se adapta a sus necesidades, y acuerda los términos del contrato de renting de impresoras.

3. Instalación y configuración: El proveedor de servicios instala y configura la impresora en el lugar de trabajo de la empresa cliente, asegurándose de que esté totalmente operativa y lista para su uso.

4. Suministro de consumibles: En el momento de la instalación, el proveedor de servicios suministra los consumibles necesarios, como tóner o cartuchos de tinta, para que el dispositivo pueda empezar a utilizarse. Algunos equipos ya traen consumibles de cortesía de serie, que suelen ser de menor duración que los normales. Asimismo, durante el periodo de mantenimiento contratado se irán suministrando consumibles en base al ritmo de trabajo del cliente.

5. Mantenimiento y reparación: El proveedor de servicios se encarga del mantenimiento preventivo y correctivo de la impresora, asegurando que funcione correctamente en todo momento. En caso de avería o malfuncionamiento del equipo, el técnico asistirá al cliente ya sea de forma remota (conectándose vía internet) o acudiendo de forma presencial si fuese necesario cambiar o reparar algún componente de hardware.

6. Finalización del renting de impresoras: Al final del periodo de renting, el cliente tiene tres opciones:

• • Renovar el contrato, sustituyendo el equipo actual por uno más nuevo y con las últimas mejoras tecnológicas.
  • Quedarse la impresora, abonando una cantidad reducida de dinero a la entidad financiera y contratando una extensión de garantía para seguir gozando de todas las ventajas del servicio de mantenimiento.
  • Devolver el equipo. Esta opción se da en muy raras ocasiones…

En resumen, el renting de impresoras permite a las empresas tener acceso a equipos de alta calidad y mantenerlos en buen estado sin tener que invertir grandes cantidades de dinero en su adquisición y mantenimiento. Además, les permite ajustar su capacidad de impresión según sus necesidades cambiantes.

La duración de un renting de impresoras puede variar, dependiendo de las necesidades de la empresa y del acuerdo al que se llegue con el proveedor de servicios. En general, los contratos de renting de impresoras suelen tener una duración mínima de 12 meses y pueden extenderse hasta varios años, dependiendo del acuerdo. Lo más habitual suelen ser 48 o 60 meses, ya que las cuotas son más económicas. El recibo es mensual y es emitido directamente por la entidad financiera.

Algunas entidades financieras de renting de impresoras ofrecen flexibilidad en los términos del contrato, permitiendo a los clientes ajustar el periodo de alquiler en función de la evolución de su negocio. Por ejemplo, si la demanda de impresiones disminuyese por motivos de producción, una empresa podría decidir renovar el contrato por un periodo más corto.

Es importante y aconsejable revisar siempre cuidadosamente los términos y condiciones del contrato de renting antes de firmarlo, para asegurarse de que se comprenden todos los detalles y se satisfacen los requerimientos solicitados.

El renting de impresoras es una opción popular para muchas empresas que buscan ahorrar costos y obtener acceso a equipos de alta calidad por un importe asumible, que pagarán de forma recurrente en cómodos plazos. Dentro de las opciones de renting tecnológico, el renting de impresoras de oficina es una de las más comunes.

Aunque el renting de impresoras de oficina puede parecer diferente a otros tipos de renting, el proceso es en realidad muy similar. Al igual que con otras modalidades de renting, el cliente paga una cuota mensual para tener acceso al dispositivo, lo que significa que no es necesaria una inversión inicial significativa. Además, el renting de impresoras de oficina también puede incluir servicios de mantenimiento y reparación, lo que garantiza que las impresoras estén siempre en perfectas condiciones y funcionen de manera óptima.

Otro beneficio clave del renting de impresoras es su impacto fiscal positivo. Al contratarlo, el cliente no está adquiriendo activos fijos, lo que significa que no tiene que depreciarlos. En lugar de eso, el cliente simplemente paga una cantidad mensual, lo que se contabiliza como un gasto operativo, y puede deducir este gasto de sus impuestos.

Además, el cliente tiene la posibilidad de adecuar el renting mientras dure; es decir, cambiar el número de productos, ya sea ampliando o devolviendo alguno/s de ellos, sin que esto afecte a las condiciones iniciales del contrato.

En resumen, el renting de impresoras de oficina es una opción simple y rentable para las empresas que buscan tener acceso a equipos de alta calidad sin realizar un gran desembolso inicial. Además, los beneficios fiscales de contratar el renting de impresoras pueden tener un impacto positivo en la contabilidad de la empresa.

El renting de impresoras es un servicio mediante el cual una empresa disfruta de una impresora de calidad profesional por un periodo determinado, generalmente de varios años, a cambio de abonar una cuota mensual. Dicho servicio es gestionado por un proveedor de servicios de impresión, que se encarga del suministro de consumibles, mantenimientos preventivos y correctivos, reparaciones y, en casos de avería que requiera una retirada a taller, el préstamo de un equipo de sustitución. La financiación se tramita habitualmente a través de una entidad financiera.

A diferencia del leasing, donde se prevé la compra del bien al finalizar el periodo acordado y ello provoca que la mayoría de veces el producto ya esté obsoleto cuando pagamos la cuota residual para quedárnoslo, en el renting dicha circunstancia es opcional.

Desde Ricoh Salvans nos aseguramos de encontrar el dispositivo que mejor se adapte a la tipología de trabajos del cliente. No se trata de adquirir el último modelo o el equipo más caro porque sí, sino de garantizar el rendimiento óptimo del equipo durante todo el periodo contratado, en base a las particularidades en la forma de trabajar del cliente.

Por ejemplo, para una empresa de transporte que escanea muchos albaranes de entrada e imprime muchas órdenes de envío a diario, puede que sea recomendable una impresora monocromo con gran velocidad de escaneo y cajones de alta capacidad para asegurar que nunca se queden sin papel.

Para un negocio local, cuya recepción sea de medidas reducidas y donde no cabe la impresora, puede que lo ideal sea un dispositivo con conectividad Wi-Fi para poder ubicarlo en la trastienda y así despejar el espacio.

En cambio, para un estudio creativo en el que trabajan artistas freelance repartidos por todo el mundo, lo mejor será instalar una impresora conectada a un repositorio cloud desde el que imprimir y al que escanear los diseños en los que colaborarán los diferentes empleados desde múltiples ubicaciones.

Cada cliente y empresa tiene unas características propias, por lo que la impresora que va bien en un sitio quizás no sea la mejor opción para otro.

En efecto. Una vez decidido el producto a contratar, Ricoh Salvans recopila la información necesaria y se encarga de buscar la entidad financiera que ofrezca las mejores condiciones, gestionando todo el proceso de tramitación para que el cliente no tenga que preocuparse de nada.

El primer paso es el estudio de viabilidad, que consiste en un análisis detallado que servirá para determinar si el renting de impresoras es una opción viable para la empresa del cliente en términos de costo, beneficios y necesidades específicas.

Durante el estudio, se evalúan diversos factores, como los hábitos de impresión del cliente, el costo total del renting en comparación con la compra de impresoras, las particularidades de los términos y condiciones del contrato de renting, la calidad del equipo en relación a la productividad deseada, entre otros.

Una vez termina el estudio de viabilidad y se determina que el renting de impresoras es una opción viable para el cliente, se procede a la contratación del servicio. De lo contrario, se pueden seguir buscando soluciones alternativas hasta hacerlo posible.

Esta es una de las preguntas más comunes y típicas que hacen las empresas que contratan un renting de impresoras.

Al contratar un renting de impresoras hay que tener en cuenta que, a nivel administrativo, nos pueden llegar dos facturas:

• Una factura emitida por la financiera: Al tratarse de material tecnológico propiedad de la entidad financiera, cada mes el cliente recibirá una factura del alquiler de dicho dispositivo.
• Una factura emitida por el proveedor de servicios: Paralelamente, el proveedor de servicios que da soporte y realiza el mantenimiento del equipo emite otra factura, la cual suele incluir las copias realizadas durante el último periodo facturable (mensual, bimestral o trimestral). En el precio de cada copia se incluye todo lo relativo al servicio de mantenimiento: reposición de consumibles y piezas, asistencia técnica remota e in situ, desplazamiento, mano de obra, etc… por lo que esta forma de pago es conocida como «coste por copia». El coste por copia se estipula al firmar el contrato de mantenimiento.

A veces, la empresa que ofrece el servicio de mantenimiento tiene financiera propia, por lo que podría emitir una sola factura que englobe ambos conceptos. Sin embargo, esto es poco habitual.

El renting de impresoras, como cualquier otro contrato bilateral, puede ser cancelado. Sin embargo, ello conlleva ciertas consecuencias.

Concretamente, si queremos cancelar nuestro contrato de renting antes de su finalización, la entidad financiera nos hará abonar la cantidad restante desde la fecha de cancelación hasta la fecha de terminación del contrato. Además, podrían haber otros cargos adicionales dependiendo de los términos y condiciones expresados en el contrato y la propia política de la entidad financiera.

En lo que respecta al proveedor de servicios, dependerá de las cláusulas expresadas en el contrato de mantenimiento. Normalmente, el cliente deberá avisar con suficiente tiempo de antelación para no incumplir dichas cláusulas.