Aún hoy, la palabra oficina sigue estrechamente asociada al uso de papel. Facturas, albaranes, pedidos, listados de clientes, inventarios, ofertas comerciales, catálogos de producto… Diferentes finalidades, pero un mismo soporte.
No obstante, tras abrir los ojos gracias a la Transformación Digital, hemos descubierto que podemos convertir nuestro espacio de trabajo en un entorno más cómodo y seguro donde nuestra información «fluya» de un modo más eficaz: la Oficina sin papeles o paperless.
Para ello, aplicaciones como DocuWare nos permiten digitalizar cualquier documento en formato papel que entre en nuestro sistema y hacer que esté disponible para cualquiera que lo necesite.
¿Qué es DocuWare?
DocuWare es un software de gestión documental en la nube* que nos permite digitalizar todos nuestros archivos y documentos, así como programar flujos automatizados de trabajo que favorecen la eliminación del papel en nuestra oficina y aceleran los ciclos productivos de nuestra organización.
Diseñada como SaaS (Software as a Service), la plataforma de DocuWare tiene como objetivo simplificar al máximo nuestros procesos habituales de tratamiento de la información, pudiendo desplegarse por fases para una mejor adaptación de los usuarios.
*También disponible en modalidad on premise.
Los beneficios de no usar papel
En la actualidad, el valor de las empresas no solo se mide en resultados financieros, sino también según su compromiso con los desafíos sociales vinculados a la sostenibilidad de nuestro planeta y, por lo tanto, de las personas. En ese sentido, Ricoh siempre ha apostado por políticas que lleven implícita una intención firme de proteger el medio ambiente.
Seamos realistas: la desaparición TOTAL del papel en una oficina es casi una utopía. Sin embargo, sí que podemos adoptar medidas que reduzcan la cantidad de papel que utilizamos. De hacerlo, podremos conseguir:
Reducción de costes
Se trata de un aspecto clave. El consumo anual de papel en una empresa normal puede ser elevado, ya que a las impresiones normales hay que añadirles las copias para otr@s compañer@s, las varias hojas repletas de firmas corporativas o en blanco que nadie recuerda obviar al imprimir un hilo de email, impresiones por error y reimpresiones por extravío… A todo eso faltaría sumarle el gasto en cartuchos de tinta de impresoras individuales, los consumibles de reserva (que con frecuencia acaban perdiéndose o nunca se llegan a utilizar), reparaciones o sustituciones de dichos equipos o incluso el coste de los envíos postales (si nuestra compañía aún siguiese enviando las facturas ¡en formato físico!).
Con la digitalización de nuestros documentos, no solo reduciremos drásticamente nuestro gasto de papel, sino que conseguiremos tener un archivo mucho más ordenado, en el que todos los usuarios podrán encontrar más fácil y rápidamente cualquier dato gracias a características de DocuWare como el Intelligent Indexing.
Aumento del rendimiento
Acabamos de hacer referencia a la indexación inteligente de DocuWare, pero son muchas las funcionalidades que harán que, una vez eliminado el papel que colapsa habitualmente nuestros escritorios, podamos realizar nuestro trabajo mucho más eficazmente.
Workflows para registrar y almacenar la documentación que llega por email o directamente desde el escáner, de forma totalmente automática; formularios dinámicos para realizar pedidos o notas de gastos directamente desde el Web Client*; visualización de múltiples formatos comunes (sin importar el programa original); procesos de validación con avisos programables…
La automatización de los procesos manuales y, en definitiva, la mejora de nuestra gestión adminitrativa al digitalizar el papel hará que nuestra productividad alcance un ritmo más alto, sin tener que esperar, por ejemplo, a que la persona encargada esté disponible para consultar un cierto documento o para firmar un contrato urgente.
*Portal web de acceso cloud para los usuarios.
Seguridad de alto nivel
Otro de los beneficios es la mejora en Seguridad. Tener almacenados nuestros documentos en formato digital nos permite mantener un registro de control de versiones que sería inviable en papel. Asimismo, la restricción de accesos solo es posible cuando los archivos están en formato electrónico, pudiendo asignar diferentes permisos de lectura y/o escritura total o parcial a cada usuari@ del sistema por separado. Por último (y no menos importante), el estado intangible de nuestros datos la hace invulnerable ante posibles desastres naturales, a la vez que nos permite realizar copias de seguridad regularmente para garantizar su integridad y evitar cualquier pérdida de información.
Como hemos visto, la Transformación Digital ofrece múltiples ventajas a las empresas, y la eliminación progresiva del papel en nuestra oficina es una de las más importantes. Aprender a trabajar sin papel es uno de los retos más decisivos para cualquier compañía, ya que determina el nivel de adopción tecnológica de su plantilla, y soluciones como DocuWare juegan un papel decisivo en la consecución de dicho objetivo.
