Uno de los principales objetivos de las empresas interesadas en adquirir un software de gestión documental es, sin duda, conseguir simplificar su trabajo. Ya sea para reducir costes eliminando el uso de papel, o bien para deshacerse de tareas repetitivas que ahora menguan el potencial productivo de sus emplead@s, la incorporación de un buen software de gestión documental resulta cuanto menos necesaria en el momento de revolución tecnológica actual.
Paradójicamente, una elección a priori sencilla dada la amplia oferta de aplicaciones para la digitalización de documentos existente en el mercado, puede acabar siendo una misión bastante compleja por culpa de tal cantidad de soluciones y las múltiples funcionalidades de cada software para la gestión de documentos que tendremos que valorar.
El factor clave será, entonces, contar con la ayuda de un partner tecnológico de confianza para elegir la opción que mejor se adapte a nuestro negocio. Debido al grado de personalización requerido en la mayoría de implementaciones de un software de gestión documental, el asesoramiento de proveedores de servicios como Ricoh Salvans nos ahorrará más de un disgusto y permitirá realizar nuestra transición digital sin problemas.
¡Atrás han quedado todas esas oficinas en las que teníamos toneladas de papel acumulado! A continuación, analizamos 5 de los mejores software de gestión documental y algunas de sus principales características:
DocuWare, software de gestión documental con excelencia alemana
Con más de 30 años de experiencia en el sector, este software de gestión documental es nuestra principal recomendación. DocuWare (ware = almacén en ingles) es una solución creada a partir de conceptos como el rigor y la eficiencia, rasgos característicos de muchas compañías germanas. Independientemente del tamaño de nuestra empresa, la plataforma permite tratar los archivos de cualquier departamento administrativo (Ventas, RRHH, Finanzas, Producción, etc.) de manera muy rápida, gracias en gran parte a una interfaz muy clara y orientada a la gestión eficaz del tiempo.
DocuWare está diseñado para cubrir los 3 pilares elementales que cualquier buen software de gestión documental que se precie debería tener en cuenta: DIGITALIZACIÓN de documentos, AUTOMATIZACIÓN de procesos y OPTIMIZACIÓN de costes. Este DMS (Document Management System) nos permite, por ejemplo, crear workflows de validación para darle continuidad a la aprobación de facturas y contratos incluso aunque no estemos en el despacho, asignar distintos niveles de permisos para restringir el acceso y mantener la confidencialidad de la información delicada, o analizar/clasificar automáticamente los documentos gracias a su motor de indexación inteligente con base de conocimiento cloud y aprendizaje automático.
A partir de la versión 7.4, el software de gestión documental DocuWare incluye además, en su versión cloud, la capacidad de colaborar en directo y simultáneamente en ficheros Office. También se han optimizado la autenticación de usuarios o la posibilidad de importar/exportar flujos de trabajo de un archivo a otro del mismo sistema o de otro diferente.
Managemart, software de gestión documental para «manitas»
Con una estrategia de marketing orientada a captar la atención de negocios tan dispares como el alquiler de castillos inflables, el cuidado del césped o las decoraciones navideñas, este software de gestión documental se caracteriza, por ejemplo, por ofrecer un periodo de prueba gratuito de 7 días. Su principal baza es la movilidad, ya que permite al usuario utilizar su dispositivo inteligente para realizar todas las funciones, una versatilidad que agradecen especialmente aquell@s que trabajan desde el domicilio de sus clientes y de la cual, dicho sea de paso, también goza DocuWare. También incorpora funciones de CRM, Calendario, Gestión de empleados o Rastreo GPS, entre muchas otras. Aunque ya se sabe que quien mucho abarca…
Microsoft Sharepoint Online, para l@s fans de Office
El gigante informático dispone de su propia versión de lo que entendemos por software de gestión documental. Esta «intranet con bases de datos» (así la definen desde Microsoft) es básicamente un espacio común en la nube de Office 365 donde colaborar en páginas web, listas, documentos y datos en general, así como realizar búsquedas avanzadas de dicha información o suministrar noticias corporativas. Sharepoint Online hereda todas las funcionalidades de sus versiones predecesoras, Foundation y Server, y añade la potencia de la nube de Azure para convertirse así en una alternativa sólida como repositorio central de nuestra empresa.
FileHold, ideal si te defiendes bien en inglés
Para aquellas organizaciones con un gran número de usuari@s, FileHold se presenta como una solución bastante completa. Con funcionalidades típicas de OCR buscable, control de versiones, generación de formularios electrónicos para la introducción de metadatos, flujos de aprobación programables, permisos de acceso personalizables y un buscador parametrizable, nos encontramos ante un buen software de gestión documental. No obstante, uno de los inconvenientes es que solo está en inglés (está fabricado en Canadá) y si lo queremos en otro idioma, tendremos que solicitarle a nuestro proveedor que pida la personalización al equipo de desarrollo de FileHold. Con el consiguiente coste adicional, claro…
M-Files, sencillo y escalable
En esta última alternativa, destacan un modo offline para situaciones sin conectividad o compatibilidad con Microsoft Office 365, nada que no hayamos visto en muchos de los software de gestión documental analizados hasta ahora. Además, para poder gozar de todas las características hay que contratar la versión Enterprise, lo que incrementa notablemente nuestra inversión. En DocuWare Cloud, por ejemplo, podemos usar todas las funcionalidades desde el primer día de uso.
Conclusión final: ¿Qué software de gestión documental elegir?
La lista es muy extensa. Existen cientos de tipos de software de gestión documental en el mercado, más o menos genéricos, más o menos complejos. Como apuntábamos al inicio, la complejidad residirá en descubrir cuál es la que más nos conviene, en términos de rendimiento y ROI.
Según nuestro criterio, un software de gestión documental como DocuWare es la opción más recomendable dada su versatilidad, diseño robusto y gran conocimiento del sector. Su relación inversión-beneficio la convierten en una de las mejores soluciones de digitalización de documentos a las que las empresas pueden tener acceso actualmente.
