Todavía hoy existen empresas donde no han oído hablar de los gestores documentales. De hecho, hay quien incluso piensa que la expresión “gestores documentales” se utiliza para describir a señores vestidos con traje oscuro y gafas de pasta cuya misión es poner orden en el caos administrativo de su empresa; algo así como los Men in Black de los archivos A-Z.
Bromas aparte, lo cierto es que cada vez son más las compañías que entienden lo imprescindible que resulta la incorporación de un gestor documental en su tejido administrativo, siendo ello parte esencial de la evolución digital que todas, tarde o temprano, deben experimentar para seguir en el panorama empresarial actual. Al menos de una manera relevante.
Por eso, nunca viene mal recordar qué requisitos deberían cumplir la mayoría de gestores documentales y qué otros convendría valorar para asegurar el éxito de nuestro proyecto de transformación digital. Dicho equilibrio es el que determina, a nuestro criterio, cuál es en estos momentos el mejor gestor documental de 2021.
A continuación, analizamos algunos de esos requisitos.
Gestores documentales. Lo mínimo.
- Versión cloud: Es importante que un software de gestión documental nos ofrezca la posibilidad de trabajar de manera online. Sin embargo, hay que asegurarse de que la integración con la nube sea completa. No basta con ofrecer un espacio reservado para almacenar nuestros archivos a modo de repositorio. Gestores documentales como DocuWare, por ejemplo, gozan de una plataforma cloud en la que podemos trabajar de forma totalmente funcional sin necesidad de instalar nada en nuestros servidores locales. En cualquier caso, será decisión del propio cliente el usar un modelo híbrido que combine el potencial de la versión online con la autogestión de un hardware propio.
- Multicaptura de datos: Sin duda, la base de una correcta digitalización documental empieza con la captación de nuestra información a través de múltiples fuentes de entrada. Ya sea escaneando desde nuestra impresora multifuncional o un escáner de sobremesa, como archivo adjunto de un correo electrónico o desde una hot folder de nuestra red, los gestores documentales deben aportar versatilidad en lo que a obtención de documentos se refiere. En DocuWare, por ejemplo, podemos utilizar su plugin de Outlook para subir un correo electrónico y/o los archivos adjuntos a este directamente en un par de clics.
- Seguridad: La protección de nuestros datos siempre ha sido un tema prioritario, pero el aumento de ciberataques lo ha convertido en algo esencial a tener en cuenta cuando analicemos los diferentes gestores documentales que hayamos decidido comparar. El nivel de cifrado de la información, la creación de copias de nuestra base de datos o la georedundancia (réplicas en diferentes localizaciones) pueden ser factores que conformen nuestra impresión final sobre un software u otro. Y si la arquitectura en la nube de los almacenes de datos no permite que nuestros archivos se infecten ni siquiera con un virus completamente nuevo, como ocurre con DocuWare, ¡pues mucho mejor!
- Movilidad TOTAL: Con la Transformación Digital han surgido nuevos modos de entender la colaboración, mucho más orgánicos y adaptables. “Agilidad” o “Inmediatez” son términos que han pasado a formar parte de nuestro vocabulario habitual y que resultan imprescindibles en los gestores documentales Así, la posibilidad de gestionar nuestros procesos digitalmente desde una aplicación móvil como la que ofrece DocuWare (disponible tanto para iOS y Android) para dar continuidad a nuestra productividad y poder, por ejemplo, cumplimentar formularios, revisar contratos o aprobar facturas, puede llegar a ser determinante si no queremos interrumpir el ritmo de nuestra organización.
Y si además…
Aparte de las características comentadas, existen muchas otras que hacen que la solución de digitalización DocuWare destaque por encima del resto de gestores documentales:
- Intelligent Indexing: Es uno de los puntos fuertes de la solución. De una manera intuitiva y basada en el aprendizaje continuo, esta herramienta identifica términos clave en los documentos que transforma en información útil para posteriores búsquedas cada vez más fluidas.
- Workflow Manager: Gracias a su diseñador de flujos de trabajo, DocuWare nos permite pulir nuestros circuitos administrativos hasta automatizarlos al máximo, eliminando aquellos aspectos que nos hacen perder tiempo e incrementando la eficiencia de cualquier departamento de nuestra compañía.
- Listas de seguimiento y notificaciones de correo electrónico: Para no dejar nada sin atender, las listas de tareas de DocuWare se actualizan automáticamente al producirse cambios en el estado de nuestros documentos. Asimismo, podemos programar el envío de emails a l@s usuari@s que necesiten ser informad@s de dichos cambios.
- DocuWare Signature: A través de proveedores como Validated ID o DocuSign, podemos almacenar documentos firmados digitalmente, simplificando el proceso de firma y reduciendo el uso de papel al mismo tiempo. Hasta tres niveles de seguridad o la integración de datos biométricos hacen que esta funcionalidad posicione a DocuWare por delante del resto de gestores documentales conocidos.
- DocuWare Forms: Sin necesidad de conocimientos de programación, podemos diseñar formularios web based de gran calidad para recopilar y compartir información de forma efectiva, limpia y segura.
Entonces, ¿cuál es el mejor de los gestores documentales de 2021?
Por supuesto, todo esto es nuestra opinión y no pretendemos restar mérito al resto de gestores documentales disponibles en el mercado. Cada software ofrece diferentes beneficios para cada tipo de empresa, por lo que es muy aconsejable pedir consejo a proveedores de servicios especializados en Transformación Digital para no equivocarnos en nuestra decisión.
Dicho esto, desde Ricoh Salvans revalidamos a DocuWare como «Mejor gestor documental de 2021» y te invitamos a solicitar una consultoría gratuita para que sepas cómo DocuWare podría ayudar a automatizar tus procesos y reducir tus costes en menos de 90 días:
