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Los 5 mejores Software de Gestión Documental

software de gestión documental

Las personas que buscamos software de gestión documental solemos estar interesadas en la organización en el trabajo. En un mundo como el actual, donde las conexiones tecnológicas están a la orden del día, el empleo de software para la gestión de documentos es clave.

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Índice del artículo

¿Cuáles son los mejores software de gestión documental?

Las personas que buscamos software de gestión documental solemos estar interesadas en la organización en el trabajo. En un mundo como el actual, donde las conexiones tecnológicas están a la orden del día, el empleo de software para la gestión de documentos es clave.

En la era de la tecnología, han quedado atrás todas esas oficinas en las que teníamos toneladas de papel acumulado. Hoy en día, lo mejor es optar por un software de gestión documental como los que comentamos a continuación:

DocuWare, el mejor software de gestión documental

Este software de gestión documental es uno de los más indicados, ya que hace honor a su nombre (Docu = Documento, Ware = Almacén) al ser precisamente su función principal la de gestionar documentación de empresas, independientemente del tamaño de éstas, de manera ágil y eficiente. Además, nos permite compartir los archivos en línea con diferentes usuarios y automatizar procesos. La automatización hoy en día resulta fundamental para que no perdamos el tiempo ordenando, algo que antes era inevitable en las oficinas físicas. Esto lo hace con tareas tan repetitivas como el procesamiento de las facturas o la gestión de contratos, tanto de personal como de otros proveedores.

Asimismo, tenemos que destacar la importancia que tiene la protección de los datos. Una de las cuestiones que más nos preocupan cuando dejamos todos los documentos en la red es que éstos sean seguros. Pues bien, en el caso de DocuWare la información está protegida siguiendo normativas como La Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud o el Reglamento General de Protección de Datos, dos de las más importantes.

Managemart

Éste es otro de los software de gestión documental más interesantes, que se caracteriza, por ejemplo, por tener un periodo de prueba gratuito de 7 días. Sus particularidades tienen que ver con la posibilidad de utilizar el móvil para realizar todas las funciones, una funcionalidad muy útil especialmente en las empresas cuyos empleados viajan constantemente y de la cual también goza DocuWare. También es interesante su capacidad de combinarse con otras aplicaciones para obtener datos de las mismas, sin que haya una pérdida de información.

Microsoft Sharepoint Online

El gigante informático también dispone de su propia apuesta personal. Este software de gestión documental para el procesamiento de documentos también permite la colaboración entre usuarios, y tiene la principal ventaja de ser compatible con Office 365. Por eso nos ayuda a trabajar con documentos en formato Word, Excel o PowerPoint de forma muy sencilla.

Bizportal 365

Quizás la mejor opción para aquellos que buscamos un software de gestión documental muy fácil de utilizar. En este caso, no hay demasiadas funciones disponibles aparte de las básicas para editar, compartir y elaborar documentos en línea. Además, Bizportal puede utilizarse desde cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet, permitiendo adaptación a ordenadores, tablets y móviles.

Otros de los puntos fuertes de este software de gestión documental son lo intuitivo que es y su sencilla interfaz. Así, por ejemplo, podemos encontrar archivos con tan solo unos clics en cualquier momento.

M-files

En esta última alternativa, además de algunas características como las que hemos comentado para el resto de software de gestión documental, destacan dos utilidades que no son comunes en las otras aplicaciones: plantillas y conexión sin internet. Ello significa que los usuarios pueden utilizar plantillas previas para confeccionar los documentos, por lo que el formato ya está depurado y los trabajadores no tendrán que emplear tiempo extra en estas tareas menos necesarias.

Por otro lado, el trabajo sin necesidad de conectarse a internet también es ideal para situaciones de teletrabajo en las que la conexión no sea la más idónea.

En definitiva, un software de gestión documental como DocuWare es, hoy por hoy, la opción más recomendable para controlar el flujo de los diferentes documentos que hay en las empresas. Su relación entre inversión y retorno la convierten en una de las vías más económicas y eficientes para gestionar todos los archivos que las compañías tienen en su poder, de forma estructurada y eficaz.

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