DocuWare y los beneficios de archivar los documentos con seguridad

En líneas generales, las podemos encontrar en 4 aspectos fundamentales. De este modo, hablaremos de un sistema que 1) no utiliza papeles (que pueden extraviarse o confundirse), 2) simplifica los procesos de forma considerable, 3) garantiza el cumplimiento de las normas y 4)  se anticipa a los cambios.

Estos cuatro conceptos nos permiten reafirmar el uso de DocuWare como un archivador de datos digital y seguro. A continuación, desgranaremos más estas cuestiones y explicaremos con detalle qué nos ofrece esta herramienta digital:

Flexibilidad de formatos

El sistema admite multitud de formatos de fichero. Desde los más comunes a nivel administrativo como los derivados de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, …) u Open Office, hasta archivos PDF, imágenes (JPG, PNG, …), correos electrónicos, etc. Además, DocuWare ofrece la posibilidad de tratar el archivo original directamente sin salir de la aplicación.

Cifrado de seguridad

Para convecer a los pocos escépticos que aún puedan mostrarse reticentes a las aplicaciones basadas en arquitectura cloud, DocuWare utiliza el protocolo HTTPS, que es el protocolo de transferencia segura de hipertexto. Además, los documentos tienen cifrado AES (Advanced Encryption Standard), con lo que se garantiza todavía más su protección.

Respecto a la seguridad de los archivos, está totalmente garantizada y hecha a prueba de curiosos gracias a un sistema para controlar el acceso a cada documento, de tal forma que se utilizan credenciales y contraseñas para que solo las personas que estén autorizadas puedan visualizarlo.

Las copias de seguridad más eficaces

Sin duda, uno de los temas que más preocupa a las empresas. ¿Qué pasaría si se borra accidentalmente algún archivo o documento? ¿Y si hay un ataque? En DocuWare existe la copia de seguridad de la propia copia de seguridad, una protección de datos TRIPLE. Esto nos permite afrontar posibles imprevistos, amenazas o averías que pudieran ocurrir en un determinado momento con la tranquilidad de no perder nuestra información.

Mayor claridad de cara a las auditorías

Las auditorías de empresa exigen tener los documentos con la máxima transparencia y trazabilidad. Como DocuWare registra cada modificación y cambio de versión que se produce en cada documento y cada paso de su flujo de trabajo, ambos requisitos quedan garantizados. Así, es posible realizar de una forma muy efectiva, veraz y ágil cualquier tipo de auditoría o inspección.

Garantía de una información completa y ordenada

DocuWare funciona con una indexación automatizada e integral. Esto quiere decir que, según llega un documento al programa, lo lee, clasifica e identifica todo su contenido. A continuación, envía dicho documento a la carpeta adecuada y así se asegura de que no falten datos y todo esté siempre en el sitio correcto.

Cumplimiento de las normas

Por último, y no menos importante, es importante que cumplamos a rajatabla la legislación vigente en cuanto a la posesión de documentos y también controlar que se estén guardando y distribuyendo de acuerdo a la normativa vigente. Para ello, DocuWare trabaja siguiendo las normas HIPAA, Sarbanes-Oxley y, por supuesto, el Reglamento General de Protección de Datos.

¿Qué otras ventajas nos ofrece DocuWare para la gestión documental?

Además de las vistas hasta ahora, DocuWare también nos ofrece otras características y funcionalidades muy útiles como, por ejemplo:

· Su integración con Microsoft Outlook y otras aplicaciones (ERP o CRM), que hacen que la captura y el intercambio de archivos se desarrolle de forma fiable y eficiente, ahorrando tiempo y reduciendo prácticamente a 0 la posibilidad de error en el tratamiento de dicha información.

· Un sistema de búsqueda de datos altamente eficiente. Gracias a un completo índice, podemos descartar tediosos procedimientos de manipulación de archivos físicos, haciendo que podamos encontrar cualquier documento rápidamente, por ejemplo, a través de cualquier cadena de texto que esté contenida en él.

· Por último, una gran agilidad para ordenar y encontrar archivos. Este factor es muy beneficioso para el departamento de RRHH de las empresas, ya que ha de lidiar con una gran cantidad de
documentos correspondientes a cada trabajador. Hasta ahora, el uso de papel nos obligaba a disponer de un gran número de archivadores…

En definitiva, DocuWare es un software de gestión documental que optimiza nuestro sistema de archivos aplicando medidas de alta seguridad que aseguran la privacidad de nuestros datos, ofreciendo un robusto sistema de copias de seguridad, agilizando los procesos internos para reducir los errores y ayudando así a liberarnos de tareas carentes de valor productivo. Sin duda, una de las mejores formas de invertir en innovación y de consolidar la transición digital de nuestra compañía.