SOFTWARE GESTIÓN DOCUMENTAL

Básicamente, el concepto paperless hace referencia a una metodología de trabajo que tiene la sostenibilidad medioambiental como principal objetivo y que desea reducir al máximo la huella de carbono que generan las empresas. Ello se consigue minimizando el uso de papel al reemplazar los circuitos administrativos tradicionales por otros basados en la digitalización de la información.

Una de las ventajas de DocuWare es que su implementación es totalmente horizontal. Ya sea en Automoción, Hostelería, Servicios, Educación, Sanidad… siempre habrá un departamento de Finanzas, Atención al Cliente, RR.HH. o Ventas en el que el desempeño de DocuWare pueda ayudar a mejorar notablemente nuestra productividad.

Cualquier tipo de documento, tanto externo como interno, puede ser incorporado a la base de datos del gestor documental: albaranes, pedidos, ofertas comerciales, catálogos de producto, nóminas, contratos, informes de ventas, listados, hojas de gastos… Además, con DocuWare podemos visualizar directamente multitud de extensiones de archivo sin salir de la aplicación: PDF, Office, imágenes, correos electrónicos, etc.

Aunque nada impide desplegar un proyecto DocuWare en una empresa de forma general, lo más recomendable es hacerlo primero desde un solo departamento y luego ir extendiéndose al resto de áreas de producción. Así, la experiencia que adquieren los miembros de esa sección sirve para dar soporte a los siguientes y el proceso de transición digital no resulta traumático, sino al contrario.

Además de un registro y análisis de todas las acciones realizadas sobre los documentos, y de poder asignar diferentes niveles de permisos para asegurar su confidencialidad, los datos en DocuWare se cifran con el estándar AES (usado por el ejército de USA). Cada documento se protege individualmente con una clave de 1024 bits, el tráfico se realiza a través de HTTPS con TLS y los datos de los clientes se almacenan separados de los del sistema DocuWare o los de otros clientes (en caso de la plataforma Cloud), entre otras medidas.