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DOCUWARE RICOH

Digitalización de documentos

Unifica todos los ficheros recibidos en formato electrónico o papel, para un acceso centralizado.

Automatización de procesos

Programa flujos de trabajo con alertas personalizadas para una validación inmediata.

Optimización del uso de papel

Elimina costosos circuitos de documentación y trabaja de forma ordenada y segura.

Partner oficial DocuWare

Disfruta de la garantía y la experiencia de la mejor solución en gestión documental.

Gestión Documental

¿QUÉ ES DOCUWARE?

DocuWare es un gestor documental y de automatización de flujos de trabajo diseñado para el tratamiento y digitalización de documentos, así como la optimización de procesos. Gracias a este sistema de gestión documental, es posible deshacerse de tareas repetitivas y centrar la energía de los equipos de trabajo en proyectos más productivos.

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¡Encuentra cualquier documento al instante!

¿Te imaginas necesitar un archivo y no tener que esperar a que nadie te lo proporcione, porque tú mism@ sabes dónde y cómo buscarlo?

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DocuWare · APLICACIONES DE NEGOCIO

DocuWare · Finanzas y Contabilidad

Multiplica tu eficiencia en la tramitación de facturas. DocuWare revoluciona tus finanzas y te asegura una mejora total e inmediata de tu rentabilidad.

DocuWare · Recursos Humanos

DocuWare aporta productividad en los departamentos de RRHH ahorrando grandes costos. Automatiza la captura de información con un único sistema digital.

DocuWare · División de Ventas

DocuWare aporta más efectividad en la gestión de tus ventas. Puedes compartir, editar y archivar contratos, material de marketing… todo desde la nube.

DocuWare · Archivado documental

Con DocuWare tienes un lugar seguro en el que almacenar toda la información de tu empresa, cifrada y protegida con copias de seguridad.

Implanta DocuWare en tu empresa en 5 pasos

1. Consultoría sin coste

Revisamos las problemáticas de tu gestión de documentos interna y buscamos la mejor solución.

2. De menos a más

Es recomendable empezar trabajando un único departamento o área de tu empresa e ir avanzado.

3. Local o remoto

Según tus necesidades, los servicios de DocuWare pueden instalarse in situ, en la nube o híbridos.

4. Proyecto escalable

Una vez implantado, DocuWare puede seguir ampliándose al ritmo más adecuado para tu empresa.

5. Mantenimiento mínimo

Gracias a su excelente diseño, DocuWare te ofrece un comportamiento estable y sin fisuras.

GESTIÓN DOCUMENTAL EMPRESAS

DocuWare Cloud

Gestor documental en la nube

DocuWare Cloud pone a tu disposición todas las funcionalidades de DocuWare en un entorno SaaS multiusuario flexible, libre de problemas de seguridad o limitaciones de espacio, para hacer tu negocio más productivo.

DOCUWARE AUTHORIzED PARTNER

Software líder del mercado

Disponible en 16 idiomas, DocuWare es utilizado por más de 18.000 empresas en 70 países.

Reconocimiento constante

Pionero en soluciones de gestión documental, DocuWare sigue recibiendo múltiples premios y certificaciones.

Personal cualificado

Nuestros especialistas reciben formación a través de rigurosos procesos que aseguran una perfecta aplicación de la solución.

Satisfacción garatizada

Creemos en lo que hacemos, y por eso nuestro día a día se basa en ofrecer una relación transparente y honesta a nuestros clientes.

TRANSFORMACIÓN DIGITAL

¿List@ para evolucionar tu negocio?

Ponte un paso por delante de tus competidores entrando de pleno en la Transformación Digital, obteniendo beneficios inmediatos de tiempo y dinero gracias a la optimización de tus procesos de trabajo tradicionales.

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FAQ Docuware

Básicamente, el concepto paperless hace referencia a una metodología de trabajo que tiene la sostenibilidad medioambiental como principal objetivo y que desea reducir al máximo la huella de carbono que generan las empresas. Ello se consigue minimizando el uso de papel al reemplazar los circuitos administrativos tradicionales por otros basados en la digitalización de la información.

Una de las ventajas de DocuWare es que su implementación es totalmente horizontal. Ya sea en Automoción, Hostelería, Servicios, Educación, Sanidad… siempre habrá un departamento de Finanzas, Atención al Cliente, RR.HH. o Ventas en el que el desempeño de DocuWare pueda ayudar a mejorar notablemente nuestra productividad.

Cualquier tipo de documento, tanto externo como interno, puede ser incorporado a la base de datos del gestor documental: albaranes, pedidos, ofertas comerciales, catálogos de producto, nóminas, contratos, informes de ventas, listados, hojas de gastos… Además, con DocuWare podemos visualizar directamente multitud de extensiones de archivo sin salir de la aplicación: PDF, Office, imágenes, correos electrónicos, etc.

Aunque nada impide desplegar un proyecto DocuWare en una empresa de forma general, lo más recomendable es hacerlo primero desde un solo departamento y luego ir extendiéndose al resto de áreas de producción. Así, la experiencia que adquieren los miembros de esa sección sirve para dar soporte a los siguientes y el proceso de transición digital no resulta traumático, sino al contrario.

Además de un registro y análisis de todas las acciones realizadas sobre los documentos, y de poder asignar diferentes niveles de permisos para asegurar su confidencialidad, los datos en DocuWare se cifran con el estándar AES (usado por el ejército de USA). Cada documento se protege individualmente con una clave de 1024 bits, el tráfico se realiza a través de HTTPS con TLS y los datos de los clientes se almacenan separados de los del sistema DocuWare o los de otros clientes (en caso de la plataforma Cloud), entre otras medidas.

Los sistemas de gestión documental o DMS (Document Management System) son plataformas de software que nos permiten digitalizar, clasificar y buscar nuestra información de manera muy ágil y eficiente, automatizando los procesos asociados de manipulación y validación, y permitiendo reducir nuestros costes de producción así como la cantidad de papel que utilizamos en nuestra organización.

Es una pregunta muy común. La mayoría de los programas de gestión empresarial únicamente permiten adjuntar archivos en la ficha de cliente para una posterior consulta, actuando a modo de “falso” repositorio. Sin embargo, seguimos trabajando con documentos físicos y todo lo que ello representa. Un gestor documental como DocuWare va mucho más allá y supone un cambio radical en la forma de tratar nuestros datos.

La principal diferencia es que al contratar DocuWare Cloud podemos disfrutar de todas las funcionalidades de la solución desde el minuto 0. En caso de la configuración On Premise, que se adquiere de forma modular, el número de funcionalidades varía en base a las necesidades del cliente.

Supongamos que un/a administrativo/a tarda 5 minutos en procesar una factura de proveedor desde su recepción hasta su archivado. Si recibe unas 50 facturas al día, empleará unos 250 minutos (algo más de su media jornada) en dicha tarea, dependiendo de su eficiencia. Con DocuWare, podríamos reducir ese tiempo de procesamiento a 1 minuto, reduciendo la carga total de trabajo a ¡apenas 1 hora!

Todo lo que almacenamos en DocuWare tiene validez legal ante los organismos tributarios, lo cual nos permite deshacernos con total tranquilidad de los antiguos archivos en formato papel.

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