Impresoras Multifuncionales

Las impresoras multifuncionales son equipos de impresión con los que podemos imprimir, escanear y fotocopiar.

Aunque están diseñadas principalmente con un enfoque profesional y para cubrir las necesidades diarias de una oficina, también pueden usarse sin problemas a nivel  doméstico dada su excelente gestión energética y su mínima huella de carbono. No obstante, cabe decir que esos serían casos excepcionales, ya que prácticamente la totalidad de unidades comercializadas son adquiridas por empresas.

En una impresora multifuncional podemos diferenciar, como mínimo, los siguientes módulos:

• Alimentador automático: Las impresoras multifuncionales tienen en su parte superior una bandeja expositora, compuesta por una superficie de cristal, en la que podemos colocar nuestros documentos originales para fotocopiarlos, y una tapa. En dicha cubierta se encuentra integrado el alimentador automático, que sirve para escanear conjuntos de hojas. Dependiendo del modelo de impresora multifuncional, el escáner nos permitirá escanear originales a una o ambas caras, a mayor o menos velocidad.
• Unidad principal:  La zona central de la impresora multifuncional, donde se encuentran ubicados los toners, tambores, unidades fusoras, etc. En su parte inferior están las bandejas (o cajones) de papel que, según las necesidades del usuario, podrán ser una o más para albergar diferentes tipos y/o tamaños de papel. Asimismo, en los laterales hay varias compuertas, las cuales sirven como bandeja manual o bypass, además de dar acceso a lugares en los que a veces se queda atascado el papel para poder así retirarlo de forma cómoda y segura.
• Accesorios: Al contrario de lo que pudiese parecer, el pedestal o «mesa» con ruedas que soporta a la impresora multifuncional no se comercializa de serie junto al dispositivo, y debe adquirirse por separado. Lo mismo pasa con otras unidades como el finisher, un accesorio que permite obtener acabados de clasificado, grapado y/o perforación de los trabajos, o incluso plegado de los mismos.

Las impresoras multifuncionales pueden conectarse a la red informática por cable, aunque cada vez hay más modelos que también disponen de conectividad inalámbrica.

Para escanear o copiar, será imprescindible que el usuario esté delante de la impresora multifuncional. En el primer caso, bastará con colocar los documentos originales en el alimentador, seleccionar el tipo de escaneo deseado (resolución, color o monocromo, destino, etc.) y presionar «OK». Para copiar, el procedimiento podrá variar si queremos usar también el alimentador o, en cambio, tenemos que utilizar la bandeja expositora porque el original a copiar es, por ejemplo, un libro.

Dentro de estas tres funciones básicas, existen variaciones que potencian la ya de por sí enorme versatilidad de la impresora multifuncional, como pueden ser la impresión bloqueada, el uso de tarjetas de proximidad, conectividad con repositorios cloud, y mucho más.

Cuando alguien nos encomienda la (no tan sencilla) misión de elegir una impresora multifuncional para nuestra oficina, hay quién decide elegir el mejor producto de la mejor marca. Podría parecer lo más lógico… ¿o no?

El calificativo «MEJOR», aplicado a una impresora multifuncional, es muy relativo, ya que todo dependerá de lo que quiera el usuario final del equipo. En ese sentido, el dispositivo más caro o con más prestaciones obviamente cubrirá con creces nuestras necesidades, pero una búsqueda un poco más exhaustiva podría salvarnos de un desembolso innecesario y, al mismo tiempo, conseguir un producto cuyas características se adecuen exactamente a nuestra forma de trabajar.

Por ejemplo, supongamos que nuestra empresa tiene una política muy estricta en lo que respecta a leyes de sostenibilidad, y todos los activos de la compañía deben cumplir unos requisitos muy concretos al respecto. En ese caso, quizás lo aconsejable sea contratar un renting de impresoras multifuncionales a través de una entidad financiera (si es afín a causas medioambientales, ¡mucho mejor!), que generen un ínfimo consumo y una huella ecológica lo más mínima posible. Incluso estará bien conocer la «agenda verde» de la marca de impresora multifuncional escogida.

En cambio, si lo que necesita nuestro negocio son impresoras multifuncionales potentes y que puedan absorber un gran volumen en muy poco tiempo, puede que nuestra mejor baza sea apostar por equipos rápidos y resistentes, con un ciclo de vida elevado y capaces de aguantar una carga considerable de impresiones mensuales sin atascarse, para dar continuidad a nuestro trabajo.

Estos son solo dos escenarios, de los muchos que podríamos encontrar dentro de la caleidoscópica variedad de combinaciones posibles. Así pues, cada cual etiquetará como «la MEJOR impresora multifuncional» a aquel dispositivo cuya relación precio-características sea la más equilibrada o, lo que es lo mismo, ofrezca el máximo por el menor coste según sus requerimientos actuales.

Entonces, ¿no sería recomendable encargar la comparación de distintos modelos de impresoras multifuncionales a alguien con los conocimientos y la experiencia adecuados?

Exacto, y eso es lo que hacemos en Ricoh Salvans.

Cuando optamos por comprar una impresora multifuncional, hay una serie de factores que deberíamos sopesar previamente como, por ejemplo:

• Ubicación adecuada: Dependiendo del tamaño de la impresora multifuncional y de las características de nuestra oficina, cualquier sitio no servirá. Aspectos como cuántas y qué personas van a usar el dispositivo, si vamos a usar alguna vez la bandeja manual lateral o si vamos a tener que abrir las compuertas (laterales o traseras) en caso de atascos, serán bastante relevantes si queremos acceder cómodamente a la máquina y no estarla moviendo constantemente.
  
• Volumen/Tipo de trabajo actual y futuro: Uno de los más importantes. Cuando adquirimos una impresora multifuncional, casi siempre lo hacemos pensando en nuestras necesidades actuales, lo cual no está mal. Sin embargo, lo ideal sería tener en cuenta, basándonos en una previsión aproximada, cuánto creemos que aumentará nuestra productividad a medio plazo. Dicha planificación puede ser muy útil para decantarnos por una impresora multifuncional más básica o bien por una de mayor velocidad y capacidades, evitando así en el primer caso que la inversión inicial (y más si se trata de una compra) nos salga “demasiado cara”.

• ¿Compra o Renting? Enlazando con el final del punto anterior, vale la pena señalar que la mayoría de impresoras multifuncionales que se instalan en las empresas habitualmente, son contratadas bajo la modalidad de renting.
  El renting, entre otras muchas ventajas, ofrece la posibilidad de renovar la impresora multifuncional por un modelo más nuevo cada vez que finaliza el contrato con la entidad financiera. Esto suele suceder cada cuatro o cinco años, o incluso antes, y nos permite disfrutar siempre de los últimos avances en tecnología de impresión. Ello, a su vez, favorece el desarrollo de las tareas de nuestra oficina, hace aumentar nuestra productividad y refuerza nuestra marca para atraer talento digital. En nuestra web encontrarás más información acerca del renting de impresoras multifuncionales.

• Servicio de mantenimiento: Otro factor esencial es contratar un buen servicio de mantenimiento. Cuando compramos o alquilamos una impresora multifuncional, hay una serie de ítems asociados al dispositivo, como consumibles o piezas de desgaste, que habrá que reemplazar pasado un tiempo; en especial los tóneres. Si contratamos un mantenimiento con un proveedor de servicios, podremos establecer un régimen de “precio por página” (o “coste por copia”) gracias al cual cualquier gasto relacionado con nuestra impresora multifuncional quedará cubierto, incluidos el desplazamiento y la mano de obra en caso de requerir la asistencia on site de un técnico especialista. Si, en cambio, optamos por no hacerlo y adquirir los tóneres u otros componentes de manera independiente cada vez que se agoten, o pagar la asistencia de forma puntual al sufrir una avería, la suma total de cada compra y reparación puede llegar a ser muy elevada. Por no mencionar que, con la primera opción, podemos tener un mejor seguimiento del equipo y programar acciones preventivas que alarguen su vida útil y lo mantengan en un perfecto estado de funcionamiento durante más tiempo.

Por lo general, la variedad de tamaños y gruesos de papel que acepta una impresora multifuncional hace que podamos imprimir prácticamente cualquier trabajo. Al menos de los que usamos diariamente en nuestra oficina.

Además del papel normal, con tu impresora multifuncional puedes imprimir: 

• Tarjetas de visita.
• Folletos.
• Planos pequeños.
• Sobres.
• Tapas para dossiers.
• Transparencias.
• Papel cuché.
• Banners.
• Etc.

Más técnicamente, los tamaños que pueden manejar las impresoras multifuncionales de oficina suelen ir desde B6 hasta SRA3. En cuanto al grosor, soportan papel desde 60 hasta 300 g/m². En definitiva, una amplia combinación de formatos que nos permitirán ofrecer resultados profesionales en casi cualquier contexto. 

Evidentemente, si queremos alguna cosa más específica, tendremos que recurrir a equipos de impresión de producción, cuya calidad y versatilidad son altamente superiores y que normalmente encontramos en imprentas y empresas gráficas especializadas.