Los RRHH han visto cómo la gestión documental ha ayudado enormemente a que l@s emplead@s trabajen de forma óptima. Por eso, en este artículo se habla sobre las ventajas que tiene esta gestión en los departamentos encargados del personal en las empresas.
¿Qué beneficios tiene la gestión documental en los departamentos de RRHH?
En primer lugar, hay que tener en cuenta que los avances en tecnología no pueden dejarse de lado en ningún área y menos en este caso. Por tanto, es fundamental valorar la inclusión de sistemas digitales como un gestor documental, cuya principal función es manejar información y que, además, puede integrarse con otras tecnologías emergentes de tratamiento de datos como el Big Data.
Desde hace años, nos hemos acostumbrado a asociar las oficinas al concepto de «espacios con grandes cantidades de papeles y documentos ordenados en archivadores». Ciertamente, ello implica un importante trabajo para los empleados de esas oficinas, que dedican gran parte de su horario laboral a clasificar ese material.
Pues bien, el software de gestión documental ayuda a que los trabajadores inviertan su tiempo en tareas más enfocadas al aumento de la productividad empresarial.
El caso del departamento de Recursos Humanos
Entonces, imaginemos el caso de un departamento de Recursos Humanos.
Hasta hace poco, gran parte de la jornada transcurría entre la recepción de currículums, firma de contratos, gestión de nóminas, tramitación de altas y bajas… así como el consiguiente manipulado de toda esa documentación.
Afortunadamente, ahora disponemos de soluciones como la gestión documental que permiten digitalizar por completo el flujo diario de archivos, no siendo necesario imprimir cantidades ingentes de papel (beneficioso para el medioambiente) y repercutiendo positivamente en los empleados.
Así pues, una vez automatizados esos procesos repetitivos, el personal de RRHH puede dedicarse a impartir formaciones o diseñar nuevas mejoras para empleados; en definitiva, planificar un crecimiento real de las empresas. Aquellas que apuestan por la innovación y la mejora constante son las que están consiguiendo mejores resultados. Y uno de los factores más determinantes es la gestión documental en la nube, ya que utiliza programas informáticos especializados que nos permiten guardar y compartir documentos en línea. Obviamente, hay muchas otras ventajas asociadas, como el hecho de poder teletrabajar, contratando a personas que se encuentran en diferentes ciudades y haciendo más fácil la conciliación laboral y familiar, por ejemplo.
¿Qué cambios pueden hacerse en las empresas para que se mejore la gestión de documentos?
Sabemos que una decisión así no es fácil, y tampoco debe ser drástica. Por eso, antes de implantar nuevos sistemas es importante que el departamento de RRHH esté informado y que haya participado en la formación necesaria. De ese modo, podrán ayudar a sus empleados con las tecnologías adoptadas por la empresa y también disponer de tiempo para asimilar dichos cambios.
Lo que hay que hacer en primer lugar es escoger un software para llevar a cabo la gestión de los documentos. Este deberá ser seguro, contar con suficiente espacio de almacenamiento y disponer de opciones y herramientas que puedan ser útiles (compartir archivos en línea, dar permisos de edición o visualización). Una excelente opción es DocuWare, como se explica en nuestro artículo «Los 5 mejores Software de Gestión Documental».
Una vez que la empresa ya ha decidido qué solución utilizar, lo siguiente será formar a los encargados de Recursos Humanos, que podrán ir migrando poco a poco datos al mismo. Por ejemplo, podrían empezar con la firma digital de contratos de trabajo y cartas informativas, continuando por la gestión de vacaciones y días de libre disposición. Todo ello requerirá a su vez la formación de trabajadores, pues estos tendrán que hacer parte del trabajo y es necesario que desde RRHH también se dedique un tiempo a ello.
En definitiva, es evidente que la «revolución» tecnológica puede resultarnos de gran ayuda y no aprovecharla podría representar un paso atrás para nuestro negocio. Y el departamento de RRHH puede ser uno de los primeros en ver beneficiadas sus competencias si apuesta por soluciones de gestión documental.
