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RRHH, un departamento esencial para la gestión documental

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RRHH, este departamento juega un papel clave en la gestión de documentos. En este artículo, hablamos sobre las ventajas y cómo pueden proceder para ello

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Índice del artículo

¿qué ventajas tiene la gestión documental en las empresas?

Los RRHH han visto cómo la gestión documental ha ayudado enormemente a que los departamentos trabajen de la mejor forma posible. Por eso, en este artículo se habla sobre las ventajas que tiene esta gestión en los departamentos encargados del personal en las empresas.

¿Qué beneficios tiene la gestión documental en los departamentos de RRHH?

En primer lugar, hay que tener en cuenta que las novedades en tecnología no pueden dejarse de lado en ningún trabajo y tampoco en este caso. Por tanto, no podemos olvidarnos de que el Big Data ha irrumpido ya en diversos aspectos y que su utilidad es fundamental en el día a día. 

Desde hace años, nos hemos acostumbrado a asociar las oficinas con grandes cantidades de papeles y documentos ordenados en archivadores. Esto suponía un importante trabajo a los empleados de estas oficinas, que dedicaban gran parte de su jornada a colocar este material. Pues bien, la actual gestión documental pretende que los trabajadores puedan dedicar su jornada de una forma más útil para el crecimiento empresarial.

El caso del departamento de recursos humanos

Por ejemplo, imaginemos el caso de un departamento de recursos humanos

Hace años, gran parte de la jornada transcurría en la recepción de currículum, contratos, colocación de los mismos, firma de documentos… Hoy en día, todo este tiempo puede transformarse gracias a la firma digital (algo que también repercute positivamente en los empleados) y no es necesario imprimir cantidades ingentes de papel (beneficioso sobre el medioambiente).

Así pues, la idea es que todo este tiempo pueda dedicarse a impartir formaciones, a diseñar nuevas mejoras para empleados y, en definitivamente, sobre un crecimiento real de las empresas. Aquellas que apuestan por la innovación y la mejora constante son las que están consiguiendo mejores resultados. Especialmente, esto se debe a la gestión documental en la nube, utilizando programas informáticos especializados que nos permiten guardar y compartir documentos en línea. Inevitablemente, hay otras ventajas asociadas como puede ser el hecho de poder teletrabajar, contratar a personas que se encuentra en diferentes ciudades y, en resumidas cuentas, hacer más fácil la conciliación laboral y familiar.

¿Qué cambios pueden hacerse en las empresas para que se mejore la gestión de documentos?

Sabemos que este cambio no es fácil y que quizá tampoco deba de ser drástico. Por eso, es importante antes de implantar los cambios que el departamento de RRHH esté informado y que haya participado en la formación necesaria. De este modo, podrán ayudar a sus empleados con las nuevas tecnologías adoptadas por la empresa y también disponer de tiempo para asimilar los cambios.

Por tanto, lo que hay que hacer en primer lugar es escoger un softwarepara llevar a cabo la gestión de los documentos. Este debería de ser seguro, contar con suficiente espacio de almacenamiento y disponer de otras herramientas que puedan ser útiles (compartir archivos en línea, dar permisos de edición o visualización). 

Una vez que la empresa ya ha decidido qué programa utilizar, lo siguiente será formar a los encargados de recursos humanos, que podrán ir introduciendo poco a poco los datos al mismo. Por ejemplo, podría comenzarse con la firma digital de contratos de trabajo, cartas informativas, pasando por la gestión de vacaciones y días de libre disposición. Todo ello requiere a su vez la formación de trabajadores, pues estos tendrán que hacer parte del trabajo y es necesario que desde RRHH también se dedique un tiempo a ello.

En definitiva, el departamento de RRHH puede ver claramente cómo su trabajo mejora si entre todos empezamos a implementar algunas técnicas de gestión documental. Lo que está claro es que la revolución tecnológica puede resultarnos de gran ayuda a todos y no utilizarla sería un error para las empresas. 

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