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Docuware y los beneficios de no usar papel

docuware papel

Transformación digital como base para el uso de DocuWare, una nueva plataforma que sirve para eliminar el papel de muchos procesos. Infórmate de todo

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Índice del artículo

Transformación digital con DocuWare, plataforma para acabar con papel

La transformación digital ha venido para quedarse en el terreno empresarial e industrial. Por este motivo, cada vez son más los dispositivos y sistemas que nos favorecen notablemente a la hora de realizar los procesos tradicionales de una forma más rápida y sencilla.

¿Qué es DocuWare?

DocuWare es una plataforma digital que cuenta con un gran número de funciones integrales, las cuales ayudan a que podamos digitalizar todos los datos e información que manejamos, así como también los procesos comerciales.

Esta plataforma ofrece servicios de contenido que favorecen la gestión de todo tipo de documentos y, por consiguiente, se automatizan fácilmente los flujos de trabajo que se pueden dar en cualquier tipo de entidad.

Tiene integrados estos servicios en una nube pública de tipo SaaS, lo que significa que podemos contar con una gran variedad de soluciones híbridas, así como tener un sistema que pueden utilizar múltiples usuarios y, por supuesto, nos ofrece la posibilidad de realizar implementaciones tradicionales de manera inmediata.

Versión 7.2

Se trata de la versión actual que presenta DocuWare, que se caracteriza por ser muy fácil de utilizar. Hace que los flujos de trabajo, el control de documentos y los procesos de tareas sean mucho más cómodos en comparación con el sistema tradicional.

Con este sistema en la nube podemos tener soluciones preconfiguradas en base a la propia Cloud, contar con mayor flexibilidad para realizar la implementación, tener a mano una lista mucho más completa de funciones y capacidades y, además, contar con aplicaciones móviles enfocadas a los negocios para poder estar siempre activos.

De igual modo, hay que destacar que se trata de un sistema que aporta más seguridad respecto a los documentos y a la protección de datos.

Los beneficios de no usar papel

El papel es uno de los materiales que podemos encontrar en cualquier oficina o local, ya que se utiliza en numerosas áreas y departamentos.

El hecho de realizar procesos que se basan en papel hace que estos procedimientos se ralenticen mucho más. Ello influye negativamente en el rendimiento de la entidad, a lo que hay que sumarle que el uso del papel es más costoso.

Por todo ello, poder trabajar sin papel y tener la posibilidad de digitalizar los documentos se ha vuelto muy beneficioso para las empresas.

Mayor ahorro

Se trata de un aspecto clave. Ya hemos comentado que el uso del papel es muy costoso, sobre todo si se tiene en cuenta que muchos documentos impresos pueden extraviarse o no salir bien, lo que significa el doble de gasto. Además, los recambios del tóner, los envíos postales o incluso las actualizaciones de impresoras encarecen bastante este tipo de procesos.

Dentro de este contexto, contar con una solución en la nube en la que se puedan almacenar todos los documentos se traduce en mayor ahorro para las empresas.

Mejor rendimiento operacional

A través de DocuWare, los procesos totales que se llevan a cabo dentro de una empresa se pueden reducir hasta un 75 % aproximadamente. Cuando hablamos de procesos totales hacemos referencia a aquellos que se consideran clave, como los que se realizan en áreas específicas y tan importantes como la de recursos humanos, la jurídica, los contratos o la contabilidad, entre otras consideradas imprescindibles dentro de una entidad.

Seguridad

Otro de los beneficios es la mejora en seguridad.Con un sistema en la nube como este, puede restringirse el acceso a los usuarios haciendo que solo las personas autorizadas puedan manipular estos documentos, lo que significa que evitaremos las intrusiones de terceros. Además, este sistema permite que podamos recuperar los documentos de manera más rápida y efectiva.

Como hemos visto, la transformación digital ofrece múltiples ventajas a las empresas, y DocuWare facilita notablemente el proceso.

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