Antes de hablarte de la RPA…
Si, durante una conversación casual, alguien te habla de temas como “La Internet de las cosas”, “Tecnología 5G”, “Inteligencia artificial” o “Software as a service”, o de sus siglas correspondientes (IoT, 5G, IA, SaaS, respectivamente), es bastante probable que alguno o varios de ellos te suenen de algo. Incluso si vives al margen de todo aquello que exhume un mínimo de digitalidad, sea por decisión propia o por simple desconocimiento.
La realidad, en el sentido más etimológico de la palabra, es que la tecnología forma ya parte intrínseca de nuestras vidas, las cuales han dejado de ser meras existencias individuales para entrelazarse en un universo hiperconectado de ondas Wi-Fi, computación cuántica, redes sociales y entidades con atisbos de conciencia (y conSciencia) inquietantemente cercanos a las del ser humano.
¿Qué es la RPA?
No obstante, aún hay muchos conceptos que no son tan familiares para la mayoría, pese a sus amplias posibilidades de aplicación.
Estamos hablando de la RPA, o Robot Process Automation.
De hecho, la RPA, que podríamos traducir como “procesos de automatización mediante robots”, no es algo novedoso. Hace años que su incorporación en procesos de back office en diferentes tipos de departamentos está ayudando a reducir la carga de trabajo de miles de personas en todo el mundo.
¿En qué consiste la RPA?
Una definición apropiada sería la de ‘becario invisible’.
BECARIO porque es un software que necesita “aprender”. A diferencia de los sistemas de inteligencia artificial, que pueden construir una base de conocimiento a través de un proceso de ensayo/error, la tecnología RPA requiere de información preestablecida para poder funcionar en nuestro ordenador.
E INVISIBLE porque, tal y como explicaremos a continuación, se ejecuta de modo automático (de ahí la ‘A’ de RPA) y no requiere la presencia ni la supervisión del usuario excepto, obviamente, en la fase inicial de configuración y puesta en marcha.
¿Cómo funciona la RPA?
Como hemos avanzado en el punto anterior, la RPA consiste básicamente en una aplicación que se ejecuta automáticamente en nuestra interfaz de usuario. El calificativo ‘Robot’ obedece al hecho de que, a ojos del observador, el software de RPA se comporta igual que lo haría una persona: realiza clics de mouse, pulsaciones de teclas, mueve el puntero por el escritorio… Siempre y cuando se programe correctamente, la RPA hará todo aquello que le encarguemos de forma rápida y eficiente.
En una fase tecnológica más avanzada, la combinación de la RPA con sistemas de inteligencia artificial da lugar a la Automatización Inteligente. En dicho estado, los procesos no solo se nutren de datos ya existentes, sino que son capaces de anticipar mediante algoritmos cuál será la información más útil, resolviendo excepciones y aprendiendo de su propia experiencia.
Un ejemplo podría ser el Intelligent Indexing de DocuWare. Si bien antes quedaba en la frontera entre ambos escenarios porque, aunque detectaba nuevos datos según unos parámetros “propios”, era necesario indicar en qué lugar del documento iba a poder encontrarlos, ahora gracias al uso de la IA puede localizar información en documentos con datos NO estructurados como contratos o correos electrónicos.
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¿En qué departamentos puede usarse la RPA?
Un aspecto muy positivo de la RPA es que es poco invasiva con nuestro entorno IT, lo cual favorece su integración con la mayoría de programas de nuestro ecosistema informático.
Gracias a ello, puede implementarse con facilidad tanto en las áreas de Finanzas o Contabilidad como en Recursos Humanos, Atención al Cliente o Logística, entre otras.
Ventajas de usar la RPA
Usando un software de RPA, conseguiremos:
• Desarrollar nuestras tareas de forma precisa y sin errores, y a mayor velocidad.
• Orientar el talento de los empleados hacia funciones de valor, consiguiendo incrementar la productividad sin contratar nuevo personal y manteniendo (o incluso aumentando) el bienestar de nuestra plantilla.
• Disminuir los plazos de entrega, mejorando el servicio a nuestros clientes y su experiencia de marca.
• Soportar mayores cargas de trabajo o auditorías inesperadas en épocas de estrés, expandiendo el alcance de la RPA según convenga.
• Diseñar bots intuitivamente de manera sencilla, ya que no se requieren grandes conocimientos de programación informática.
• Evitar realizar cambios en nuestras aplicaciones o sistemas existentes porque, al ser una tecnología autónoma, los bots de RPA se adaptan a cualquier plataforma.
• Operar 24 horas al día, los 7 días de la semana.
RPA y Transformación Digital
No hay que ser demasiado perspicaz para darse cuenta de que la RPA y la Transformación Digital van de la mano.
Cualquier empresa que decide automatizar sus flujos de trabajo tiene mentalidad “digital”, y sus directivos y empleados entienden (porque los primeros creen en ello y así se lo han transmitido a los segundos) que la evolución tecnológica en las distintas capas y recursos humanos de la compañía es algo beneficioso e imprescindible.
Iniciativas como el programa #KitDigital, lanzada por el Gobierno de España y que concede subvenciones para mejorar el nivel de madurez digital de las PYMES y autónomos nacionales, también pretenden concienciar al tejido empresarial en ese sentido.
Con la RPA, nuestro negocio multiplicará sus posibilidades y ganará capacidad para afrontar nuevos retos, más complejos e interesantes para las personas.
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