Introducción
La gestión documental puede ser un proceso complicado y tedioso. No obstante, si la digitalización de documentos se realiza con el software adecuado (*), podemos hacer que este proceso sea mucho más eficiente.
Para ello, DocuWare cuenta con características avanzadas como Intelligent Indexing. A continuación, analizamos en qué consiste dicha funcionalidad, cómo funciona y cómo puede beneficiar a nuestra empresa.
(*) Más info en nuestro artículo «Los 5 mejores software de Gestión Documental»
¿Qué es Intelligent Indexing?
Es una funcionalidad de DocuWare que utiliza tecnología avanzada de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para identificar, extraer y categorizar automáticamente información clave de los documentos. La tecnología OCR tiene una gran precisión y utiliza algoritmos de IA para examinar el contenido de dichos documentos.
Intelligent Indexing puede distinguir entre facturas, contratos, formularios, correos electrónicos y otros tipos de documentos, y extraer información relevante como números de factura, nombres de clientes, fechas y otros datos clave.
La información extraída se convierte inmediatamente en campos estructurados y útiles, que podrán ser buscados a posteriori.
¿Cómo funciona?
Intelligent Indexing utiliza un proceso de tres pasos para identificar, extraer y categorizar los datos de nuestros documentos entrantes.
El primer paso es la digitalización del original. Los documentos se escanean y se cargan en el sistema de gestión documental.
El segundo paso es el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), momento en el que se escanea el texto fuente y se convierte en texto digital.
El tercer paso, y más importante, es la clasificación. Intelligent Indexing usa IA para leer el texto y determinar si es una factura, un contrato, un albarán, etc. Una vez que se ha identificado el tipo de documento, se extrae automáticamente la información clave y se almacena en los campos apropiados en el sistema de gestión documental.
Respecto a este último paso, cabe decir que gracias al aprendizaje automático de la IA, DocuWare recuerda cada modelo y sus correcciones de indexación, haciendo cada nueva captura más efectiva.
Tras unas cuantas repeticiones, el proceso llega a ser muy fluido y (casi) totalmente automático. Las aportaciones del resto de usuarios también ayudan a consolidar dicho aprendizaje.
¿Qué beneficios ofrece Intelligent Indexing?
Los beneficios a destacar son muchos, siendo los más importantes:
- Ahorro de tiempo: al automatizar la indexación de documentos, reducimos drásticamente el tiempo que los empleados dedican a la ordenación manual de los mismos. Esto les permite dedicar su tiempo a tareas más importantes y de mayor valor productivo.
- Eliminación de fallos: la tecnología de OCR es muy precisa y reduce los errores asociados con la clasificación manual de documentos. Ello deriva en un aumento en la calidad de los datos y, por consiguiente, optimiza los procesos administrativos.
- Mayor eficiencia: Intelligent Indexing permite que los documentos se procesen y se almacenen más rápidamente, al tiempo que va aprendiendo para hacer nuestro trabajo cada vez más eficiente.
Por tanto, todo ello hace que incrementemos la productividad y reduzcamos los costes asociados al desarrollo de nuestro negocio.
Conclusiones
La funcionalidad Intelligent Indexing de DocuWare es una herramienta valiosa para cualquier departamento que busque mejorar la eficiencia y la precisión en su gestión documental. El uso de inteligencia artificial en el análisis de documentos lo convierte en un proceso eficaz y libre de fallos.
Los principales beneficios de esta característica son un ahorro de tiempo significativo, una reducción de errores y un aumento de la eficiencia en nuestros flujos de trabajo diarios.
Si estás interesado en mejorar la gestión documental de tu empresa, DocuWare podría ser la solución perfecta para ti. Infórmate más aquí: ricohsalvans.com/docuware-ricoh
