DocuWare, una mejor experiencia de ventas en tu empresa

En el proceso de toma de decisiones del cliente, la empresa que consigue la venta es la que cuenta con el equipo comercial mejor preparado. Es decir, el equipo que sea capaz de aprovechar mejor el conocimiento de sus clientes y que sea el más hábil para ofrecerles la experiencia más significativa de todas.

Por tanto, necesitamos contar con un software de gestión documental poderoso para el tratamiento de nuestros documentos y para automatizar el flujo de trabajo. Esta herramienta debe ofrecernos servicio en la nube, a tiempo real, para permitir a cada miembro del equipo acceder a la información y compartirla con el cliente en cuestión de segundos.

Este sistema de trabajo ha convertido en obsoleto el uso de archivadores, las llamadas a equipos de otras áreas de la empresa para acceder a la información, o la necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a otros departamentos para obtener la información requerida.

Según la revista Forbes, a un 88 % de los miembros de los equipos de ventas les cuesta encontrar la información solicitada por un cliente en su dispositivo móvil. Además, un 60 % de esos mismos equipos comentan que el ciclo de ventas se prolonga más de lo necesario porque no cuentan con las herramientas necesarias para responder de manera inmediata.

Un sistema de ventas adecuado a los tiempos modernos

DocuWare es una herramienta que soluciona de forma integral la gestión documental, a la par que nos ayuda a automatizar los flujos de trabajo. Esto supone una gran ayuda para nuestro equipo de ventas, ya que le permite optimizar cada una de las etapas de la experiencia del cliente acortando el tiempo de respuesta.

Adiós al papel

Gracias a este sistema, los miembros de nuestros diferentes equipos pueden olvidarse del uso de impresiones, sistemas de almacenamiento de documentos o envío de correos postales. Todos estos procesos son anticuados, engorrosos y, sobre todo, lentos. La nueva era exige una mejor gestión documental basada en la digitalización de los documentos, por lo que debemos mantener esa dinámica a lo largo de todo el proceso de ventas.

Oportunidades captadas gracias a formularios en línea

Podemos crear formularios web atractivos y de gran efectividad para recopilar información a través de las solicitudes de nuestros posibles clientes. Además, aprovechando la automatización del flujo de trabajo podemos enviar la información con inmediatez al equipo adecuado, y crear así una estrategia de ventas ganadora.

Soporte para dispositivos móviles

Con DocuWare cada miembro del equipo de ventas puede acceder a la información que necesite desde su dispositivo móvil o cualquier otro equipo conectado a internet, lo cual supone una liberación para nuestro equipo ya que toda la información se encuentra en la nube y es posible acceder a ella de forma fácil y rápida. Ello es posible gracias a bases de datos que centralizan el almacenamiento de los documentos.

Protección de la información confidencial

Desde DocuWare podemos proteger los datos más delicados y sensibles de miradas curiosas y accesos indeseados. Esta protección se puede configurar de forma independiente para cada usuario o documento que lo necesite.

Gestión de contratos optimizada

DocuWare ofrece la solución para la digitalización de contratos, así como para gestionar y compartir dichos contratos. Utilizando flujos de trabajo automatizados conseguiremos una estrecha colaboración entre diferentes equipos como Recursos Humanos, Ventas, Contabilidad, Jurídico… y controlar todo esos procesos con estrictas autorizaciones.

Acceso rápido al material de marketing

Cuando nuestros potenciales clientes solicitan al equipo de ventas información detallada de los productos, es importante brindar respuestas precisas e inmediatas. El acceso al repositorio de información del departamento de marketing es fundamental para dicho proceso, especialmente si es posible acceder directamente desde el punto de venta de forma remota.

Integración con el CRM de la empresa

Una enorme ventaja de DocuWare es que se integra con multitud de aplicaciones CRM (Customer Relationship Management). No importa si usas Microsoft Dynamics, SAP o cualquier otra aplicación de gestión, porque DocuWare garantiza la integridad de los datos en cualquiera de estos sistemas, a la vez que proporciona una visión completa del cliente.

Control absoluto sobre cada documento

Durante el proceso de ventas es muy común preguntarnos cuándo fue la última vez que se actualizó un documento, cuándo se guardó, quién accedió por última vez o si está siendo utilizado o modificado en ese mismo momento. El sistema de DocuWare es capaz de hacer un seguimiento constante del ciclo de vida de un documento desde el momento de su digitalización, lo cual es muy útil para facilitar una visión global de su recorrido.

Toda la información en la nube

Podemos implementar DocuWare on premise (local) o de manera remota. Ésta última permite almacenar todos los datos y documentos en la nube, lo cual hace que nos beneficiemos de sistemas de seguridad de primera clase. Además, obtenemos escalabilidad y la versatilidad de un modelo financiero que tiene sentido para nuestro modelo de negocio.

Casos de éxito DocuWare

CADÍ · Societat Cooperativa Catalana

«Gracias a esta moderna gestión de los documentos, solo gestionamos un archivo. Ese archivo contiene una única versión de cada uno de los documentos. Ya no tenemos que buscarlos, sino que accedemos a ellos en cuestión de segundos. Con este sistema ahorramos en recursos que utilizamos para mejorar la experiencia del cliente».

Grupo Opta Data

«Hemos integrado el sistema con nuestra contabilidad financiera. Así, hemos conseguido agilizar el proceso de facturas entrantes. Además, hemos identificado varios campos de aplicación en los cuales el sistema de DocuWare nos puede brindar beneficios parecidos».